Inbox Zero in breve significa che alla fine della giornata tutti i messaggi nella tua casella di posta elettronica che erano importanti venivano seguiti e quindi cancellati o spostati in una cartella di archivio.
Se controlla la tua e-mail abbastanza regolarmente durante il giorno, dal tuo PC, computer di lavoro o smartphone, puoi utilizzare la tua e-mail come semplice promemoria di attività; come è fatto è molto semplice.
Passaggio 1: ogni volta che devi fare qualcosa da fare, scrivi e invia un'email a te stesso. Probabilmente non hai nemmeno bisogno di mettere nulla nel corpo del messaggio e basta usare la riga dell'oggetto per elencare l'attività che deve essere eseguita.
Passaggio 2: al termine di tale attività, eliminare l'e-mail.
Questo è tutto. Non c'è bisogno di scherzare con un'app calendario / scheduler o mettere la lista delle attività altrove dove probabilmente ti dimenticherai. Basta inviarti un'e-mail e funziona benissimo.
Importante: funziona solo se mantieni regolarmente la tua casella di posta "pulita".
Se hai un sacco di messaggi nella tua casella di posta in questo momento e li lasci lì, il metodo Inbox Zero non funzionerà per te. Prima di iniziare a inviare e-mail a te promemoria di attività per fare le cose, dovrai prima spostare tutta la posta in un'altra cartella.
In Gmail questo è facile perché esiste la funzione "Archivio", ma in altri sistemi di posta come Hotmail e Yahoo! Posta, devi prima creare una cartella, quindi spostare tutta la posta lì. Fortunatamente è molto semplice.
Crea una cartella denominata Salvato o Archiviata , quindi seleziona in massa tutta la tua vecchia posta e spostala lì, a meno che …
… hai diverse migliaia di e-mail nella tua casella di posta. In tal caso, è probabile che non sarai in grado di spostare tutta la tua posta in una volta. Se lo provi, molto probabilmente il sistema di webmail verrà "bloccato" e / o potrebbe restituirti un errore.
La migliore linea di azione da intraprendere qui è quella di spostare solo un massimo di 500 a 1.000 messaggi alla volta nella cartella salvata / archiviata. Se non riesci a farlo facilmente, ecco una soluzione alternativa per i sistemi di webmail che elencano i messaggi "per pagina" (che è praticamente tutti):
1. Nella posta in arrivo, evidenziare il messaggio in cima all'elenco prendendo il mouse e mettendo un segno di spunta nella relativa casella. Non aprire l'e-mail. Basta selezionarlo in modo che sia selezionato.
2. Premere il tasto PageDown (talvolta etichettato come Pg Dn ) sulla tastiera 5 volte LENTAMENTE. Conta un secondo tra ogni pagina mentre lo fai. Premi PageDown e pronuncia "mille-mille", quindi di nuovo PageDown e pronuncia "duemila", ecc. Il motivo per cui devi farlo lentamente è perché il sistema di webmail eseguirà il polling dei messaggi per ogni pagina di email visualizzata e richiede un secondo prima che vengano visualizzate tutte le righe dell'oggetto. Se si preme PageDown troppo velocemente, il sistema di webmail verrà "bloccato". Questo accade indipendentemente dal sistema di webmail che usi.
3. Premere e tenere premuto MAIUSC.
4. Fai clic con il pulsante sinistro del mouse sull'ultimo messaggio nella parte inferiore della pagina corrente di e-mail che stai visualizzando, quindi rilascia SHIFT.
A questo punto dovresti avere 5 pagine complete di e-mail selezionate.
5. Scegliere la funzione webmail per spostare i messaggi nella cartella Salvato / Archiviato. Sopra l'elenco dei messaggi dovrebbe esserci un modo per spostare la tua posta. In Hotmail, ad esempio, c'è l'opzione cliccabile "Sposta in". In Yahoo! Posta c'è un'icona "sposta nella cartella" (si trova proprio accanto al pulsante "Spam"). Usalo per spostare la tua posta nella cartella salvata / archiviata. Nota: non tentare di trascinare i messaggi direttamente nella cartella. Quando hai selezionato molti messaggi, di solito un comando di spostamento non funziona, quindi è consigliabile il metodo button.
Ripeti i passaggi da 1 a 5 fino a quando la casella di posta in arrivo non viene cancellata, quindi sei pronto a provare il metodo Inbox Zero poiché la casella di posta in arrivo è una "lavagna vuota" e sei pronto per iniziare.
Capisco per alcuni di voi che ci vuole tempo per cancellare la posta in arrivo e portare tutta la posta nella cartella Salvato / Archiviato, ma credetemi ne vale la pena - se non altro per rendere la vostra e-mail più gestibile.
