L'e-mail è assolutamente essenziale per il lavoro nel 21 ° secolo, dalla comunicazione tra i membri del team alla pianificazione dei progetti per i prossimi mesi. Il problema, ovviamente, è che nell'era di smartphone e tablet è apparentemente impossibile disconnettersi dal lavoro per un periodo di tempo. La posta elettronica sul tuo smartphone è fondamentalmente un requisito per la maggior parte delle aziende, ma ciò significa che il tuo datore di lavoro può contattarti praticamente in qualsiasi momento. Tutti meritano una pausa dal lavoro e dal tempo lontano da e-mail, chiamate e tutti quei mezzi di comunicazione che troviamo così difficili da lasciare alle spalle. Che tu sia in vacanza o desideri semplicemente trascorrere un po 'di tempo con la famiglia o gli amici, impostare un messaggio fuori sede di Outlook è il primo passo per lasciare il lavoro alle spalle per un po'. Ecco come farlo.
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Perché preoccuparsi di un messaggio fuori sede?
L'impostazione di un messaggio fuori sede potrebbe non rendere felice il tuo capo, ma almeno, consentirà a tutti nella tua comunità di lavoro e agli estranei di cercare di contattarti per la comunicazione. Quindi perché è importante impostare un messaggio fuori sede? Bene, in realtà, ci sono alcuni motivi:
È una buona educazione lasciare a colleghi, manager e clienti che non sei in contatto per un determinato periodo. Ciò è particolarmente vero se sei in vacanza per più di un paio di giorni.
È professionale . Se qualcuno ha bisogno del tuo aiuto per qualcosa o un cliente ha una domanda, fargli sapere che non sei in giro per un determinato periodo di tempo li aiuta. Sanno che devono aspettare fino al tuo ritorno o possono avvicinarsi a qualcun altro. Entrambi aiutano l'azienda e te.
Dice alle persone di non disturbarti . Se si imposta un messaggio fuori sede, le persone sanno che sei in vacanza, che si prendono del tempo personale o altro. È più probabile che ti chiamino o ti invii un SMS dopo.
Dà al tuo capo una cosa in meno di cui lamentarti . Se lavori per un capo esigente e vuoi ritirarti, otterrai resistenza. Tuttavia, se giochi e agisci in modo professionale, c'è molto poco che possono fare dal punto di vista della disciplina.
Se c'è una cosa che è importante quando si tratta di lavorare, è assicurarsi che ti rappresenti sempre come professionista nel senso più evidente.
Imposta un messaggio di Outlook fuori sede
L'impostazione di un messaggio di risposta fuori sede varia leggermente a seconda che si usi Outlook 2016 o precedenti o Outlook in Office 365. Tratterò entrambi.
Outlook 2016 e precedenti
Ci sono alcuni passaggi nel processo, ma è abbastanza semplice da fare.
- Crea una nuova e-mail e scrivi la tua risposta fuori sede. Includi Fuori sede nell'oggetto ma lascia vuota la destinazione.
- Seleziona File e Salva con nome.
- Salva come modello di Outlook dove dice Salva come tipo.
- Seleziona Gestisci regole e avvisi e seleziona l'account a cui desideri applicare il messaggio.
- Seleziona Nuova regola.
- Seleziona Applica regola sui messaggi che ricevo e premi Avanti.
- Seleziona Dove si trova il mio nome nella casella A e premi Avanti, quindi conferma il popup.
- Seleziona la risposta utilizzando un modello specifico e fai clic sul collegamento di testo nel riquadro inferiore.
- Seleziona il modello creato in precedenza e seleziona Apri. Fai clic su Avanti.
- Selezionare tranne se si tratta di una risposta automatica per evitare di inviare risposte automatiche alle risposte automatiche. Fai clic su Avanti.
- Assegna un nome significativo alla regola e assicurati che l'opzione Attiva questa regola sia selezionata.
- Selezionare Fine, quindi OK.
Ciò creerà la risposta automatica fuori sede e la renderà attiva. Mentre questo processo specifica l'account su cui sarà attivo, puoi anche impostarlo come attivo su tutti gli account e-mail. Quando attivi la regola al passaggio 11, sotto hai le opzioni per selezionare la regola per essere attiva su tutti gli account. Abilitare questo se necessario e salvare.
Disattiva il messaggio Outlook fuori sede
Quando torni dalle vacanze o qualunque cosa tu abbia fatto, devi ricordare di disattivare la risposta automatica.
- Seleziona File in Outlook.
- Seleziona Gestisci regole e avvisi e seleziona Regole email.
- Seleziona l'account e deseleziona la casella accanto alla regola di risposta automatica.
- Fai clic su OK per salvare le modifiche.
Ora sei ufficialmente di nuovo al lavoro!
Configurare un messaggio fuori sede in Office 365
Gli account di Office 365 utilizzano Exchange in cui gli account di Outlook utilizzano POP, IMAP o Exchange. Il processo è sostanzialmente lo stesso, ma differisce abbastanza da giustificare la propria procedura dettagliata.
- Seleziona File e risposte automatiche da Outlook.
- Seleziona Invia risposte automatiche.
- Se vuoi, imposta un calendario. Questo è utile per i tipi smemorati come me che lasciano attiva la loro autoreplicazione anche quando ritornano.
- Assicurati che la scheda Inside my Organization sia attiva e aggiungi il tuo messaggio.
- Seleziona Fuori dalla mia organizzazione e aggiungi anche un messaggio pertinente. A seconda di chi ti invia dall'esterno, potresti dover controllare I miei contatti solo altrimenti le e-mail verranno inviate a tutti, tra cui newsletter, notifiche e persino spam.
- Selezionare OK una volta completato per attivare.
Il processo è leggermente più breve rispetto a Outlook 2016, ma il risultato finale è lo stesso. La possibilità di impostare una scala cronologica è chiara e come utente di Outlook 2016, spero che questa funzionalità passi presto a quella versione.
Disattiva il messaggio fuori sede in Office 365
Se non si desidera utilizzare il timer, tornare presto o è necessario annullare il messaggio fuori sede, è possibile.
- Apri Outlook e seleziona File.
- Seleziona Risposte automatiche ed evidenzia la regola fuori sede.
- Seleziona Non inviare risposte automatiche.
Ciò impedirà a Exchange di inviare immediatamente i messaggi, quindi assicurati di essere pronto a rispondere dopo averlo disabilitato.
Ora sai come impostare un messaggio fuori sede di Outlook, non ci sono scuse per non perdere più tempo dal lavoro. Buona fortuna!
