Non lo odi solo quando vuoi prenderti un paio di giorni di pausa e continui a ricevere tonnellate di e-mail e telefonate da clienti o colleghi? Certo, potresti far sapere ad alcuni di loro che sei assente, ma cosa succede se non controllano le loro caselle di posta?
Vedi anche il nostro articolo Come inoltrare automaticamente un'e-mail in Outlook
Non puoi comunicare con tutti anche mentre lavori, figuriamoci durante il tuo tempo libero. Tuttavia, è probabile che rimarrai distrutto dalle e-mail sul lavoro anche mentre sei in vacanza. Per fortuna, c'è un modo per far sapere a tutti che non sei disponibile durante un periodo di tempo specifico.
Impostazione di un risponditore automatico
Se stai usando Microsoft Outlook, c'è un metodo molto semplice che puoi usare per tenere le persone alle spalle. Si chiama Auto-Responder. Ciò che essenzialmente fa è inviare una risposta pre-programmata a chiunque ti contatti durante il tuo tempo libero.
Questo potrebbe essere impostato con pochi minuti, ore o addirittura giorni o mesi in anticipo. L'invio di una risposta automatica può garantire che non riceverai dozzine di notifiche e-mail relative al lavoro ogni giorno, sia che tu stia trascorrendo del tempo di qualità con la tua famiglia o che tu sia fuori su una spiaggia assolata.
Ecco come è possibile impostare il risponditore automatico in Outlook e disattivarlo quando non è più necessario.
Impostazione risposte automatiche
- Fai clic sul pulsante Invia risposte automatiche.
- Seleziona l'opzione Invia solo durante questo intervallo di tempo nella casella di controllo.
- Inserisci una data di inizio e una data di fine per dare alla tua risposta automatica i parametri necessari. Utilizzare i campi Ora inizio e Ora fine durante questa operazione.
Probabilmente avrai notato che ci sono due schede:
- All'interno della mia organizzazione
- Fuori dalla mia organizzazione
Facendo clic sul campo All'interno della mia organizzazione, tutte le risposte automatiche verranno inviate agli indirizzi e-mail registrati presso l'organizzazione in cui lavori (ad es. Università o azienda). Tutto quello che devi fare è digitare il tuo messaggio e fare clic su OK per salvarlo.
L'opzione Fuori dalla mia organizzazione è destinata a indirizzi e-mail esterni. Ecco come puoi usarlo per impostare una risposta automatica:
- Innanzitutto, seleziona la scheda Fuori dalla mia organizzazione.
- Seleziona l'opzione Risposta automatica per le persone esterne alla tua organizzazione. Questo può essere impostato per inviare e-mail solo a contatti personali oa chiunque al di fuori dell'organizzazione.
- Inserisci il messaggio nella casella di testo e modificalo come preferisci.
- Imposta un'ora di inizio e un'ora di fine proprio come faresti per le risposte interne.
- Fai clic su OK per salvare il messaggio.
Che dire del processo di disattivazione?
Per disattivare le risposte fuori sede, è necessario seguire una semplice procedura. Innanzitutto, è necessario fare clic sulla scheda File, quindi sulla scheda Informazioni, quindi sul pulsante Risposte automatiche.
Ti verranno date due opzioni per selezionare:
- Non inviare risposte automatiche
- Invia risposte automatiche
Scegli la prima opzione e la funzione di risposta automatica verrà disattivata. Devi farlo sia per le risposte interne che esterne.
L'ultima parola
Tieni presente che se desideri riprendere l'invio di risposte automatiche alle persone, dovrai impostare una nuova data e ora. Se la funzione è disattivata, è necessario ripercorrere i passaggi di disattivazione e selezionare invece l'opzione Invia risposte automatiche. Ciò ti consentirà di modificare nuovamente i campi dell'intervallo di tempo e di impostare il messaggio in uscita.
