Ti capita spesso di dover digitare un'e-mail più volte di seguito solo per poterla inviare singolarmente a più contatti? In tal caso, un risponditore automatico può essere un'ottima soluzione. Ti consente di impostare una risposta automatica che verrà inviata come risposta a tutta la posta in arrivo.
Ci sono molte situazioni in cui ciò potrebbe tornare utile. Se sei fuori sede, per una pausa pranzo o una vacanza, questo può essere un ottimo modo per rispondere alla posta senza dover fare nulla.
Come funziona?
OS X Mail utilizza regole e criteri e-mail diversi per generare risposte automatiche. Se imposti correttamente tutti i parametri, puoi avere un modo molto flessibile di rispondere alla posta in arrivo quando sei lontano dai tuoi dispositivi.
È possibile impostare vari criteri che devono essere soddisfatti per poter inviare il messaggio. Puoi scegliere di rispondere a tutta la posta o solo agli indirizzi specifici che inserisci. Inoltre, puoi anche creare messaggi diversi per diverse categorie di mittenti, in modo che tutti ricevano una risposta appropriata.
Come impostare un risponditore automatico
Fortunatamente, impostare questa funzione non è una cosa difficile da fare. Certo, all'inizio potrebbe sembrare complesso, ma ti assicuro che puoi farlo anche se non sei un esperto di tecnologia. Ecco i passaggi che devi seguire:
- Apri l'app Mail, quindi vai al menu "Mail" e seleziona "Preferenze".
- Una volta visualizzata la scheda "Regole", fai clic su "Aggiungi regola".
- In "Descrizione", scrivi il nome del risponditore automatico in un modo che ti permetta di distinguerlo facilmente dagli altri. Ad esempio, puoi digitare "Risposta automatica vacanze".
- Seleziona i criteri che devono essere soddisfatti. Puoi scegliere se tutti i criteri devono essere soddisfatti o solo uno o più di quelli che hai impostato.
I criteri impostati determineranno i destinatari della risposta automatica. Ad esempio, è possibile selezionare "Tutti i messaggi" per rispondere a tutti i messaggi in entrata con lo stesso messaggio. Puoi anche impostare un indirizzo specifico digitando l'indirizzo e-mail a cui vuoi rispondere.
Inoltre, puoi selezionare i tuoi contatti, mittenti precedenti o VIP come destinatari della risposta automatica.
- Sotto l'impostazione "Esegui la seguente azione", seleziona "Rispondi al messaggio", quindi fai clic su "Rispondi al messaggio".
- Quando si digita il messaggio, assicurarsi di includere tutte le informazioni necessarie. Se sei in vacanza, fai sapere alle persone quando possono aspettarsi una chiamata da te. Se non imposti una categoria specifica di destinatari, assicurati di non rivelare troppe informazioni personali.
- Quando sei soddisfatto del tuo messaggio, fai clic su "OK". Se l'app ti chiede "Vuoi applicare le tue regole ai messaggi nelle caselle di posta selezionate?" seleziona "Non applicare", poiché ciò gli impedirà di inviare centinaia di risposte e-mail alle tue conversazioni esistenti.
Dopo aver finito, puoi inviarti un'email per assicurarti che il risponditore automatico funzioni. Se lo desideri, puoi anche creare regole più complesse con date specifiche, posta da domini selezionati e altro.
Come disabilitare un risponditore automatico
Se non hai più bisogno del risponditore automatico, puoi disabilitarlo in pochi clic. Ecco cosa devi fare:
- Nell'app Mail, vai su "Mail" e fai clic su "Preferenze".
- Vai su "Regole" e deseleziona la casella accanto al risponditore automatico che hai creato.
In caso contrario, il risponditore automatico rimarrà attivo fino a quando è abilitato e l'app di posta è aperta. Questo può creare confusione, quindi assicurati di disabilitare questa funzione non appena sei sicuro di non averne più bisogno.
L'ultima parola
La risposta automatica è un'ottima funzionalità che semplifica notevolmente la gestione della posta in arrivo. Se segui i passaggi sopra descritti, non dovresti avere problemi ad abilitarlo sul tuo Mac. Una volta fatto, puoi divertirti a stare lontano dalla tua e-mail e lasciare che l'app faccia il lavoro.
Anche se è ampiamente utilizzata per il lavoro, questa funzione può essere molto utile anche per la posta personale. Oltre al solo risponditore automatico, ci sono molte altre regole e criteri utili che puoi applicare. Puoi scegliere di eliminare automaticamente la posta, eseguire determinate azioni in date specifiche, inoltrare automaticamente determinati messaggi e molto altro.
Sentiti libero di consultare tutte le regole disponibili per trovare quelle che ti permetteranno di automatizzare la tua e-mail nel modo più adatto alle tue esigenze.
