Se utilizzi G Suite, il set di applicazioni a pagamento di Google che include Gmail, Documenti, Drive e Calendar per le organizzazioni, puoi utilizzare una funzione poco nota che ti consente di impostare le date di scadenza per i file condivisi di Google Drive. La possibilità di impostare una scadenza su un file condiviso è utile per condividere temporaneamente i dati con altri team o appaltatori esterni senza concedere loro un accesso indefinito. È anche ottimo per condividere bozze di progetti collaborativi, in modo da poter garantire che nessuno nel tuo team acceda inavvertitamente a una copia obsoleta dei tuoi dati.
Ovviamente puoi sempre annullare la condivisione manuale di un file, ma dovrai ricordarti di farlo per ogni file condiviso. Se condividi molti file con molte persone diverse, questo può rapidamente diventare poco pratico, ed è qui che l'impostazione delle date di scadenza automatiche quando condividi inizialmente i file è davvero utile. Ecco quindi come impostare le date di scadenza sui file condivisi di Google Drive.
Limitazioni delle date di scadenza per i file condivisi di Google Drive
Innanzitutto, chiariamo che la funzione di data di scadenza automatica è attualmente disponibile solo per gli utenti del servizio G Suite a pagamento. Questo non è disponibile per gli utenti di account Google gratuiti o per quelli ancora nella versione gratuita legacy di G Suite.
Inoltre, la limitazione di cui sopra si riferisce solo alla possibilità di impostare date di scadenza condivise di Google Drive. Gli utenti a cui condividi un file con una data di scadenza non devono disporre di un account G Suite a pagamento o far parte della tua organizzazione G Suite (anche se dovrai assicurarti di disporre delle autorizzazioni corrette per i tuoi file condivisi, discusso più avanti).
Impostazione di una data di scadenza per un file Google Drive condiviso
Per iniziare, accedi a Google Drive, assicurandoti di utilizzare l'account G Suite corretto.
In alternativa, se il file è già aperto, è possibile fare clic sul pulsante Condividi nell'angolo in alto a destra.
Dopo aver condiviso il file con gli utenti appropriati, fai clic sul pulsante Condiviso con testo sopra o Avanzato nell'angolo in basso a destra. Dall'elenco di utenti che appare, passa il cursore su uno degli utenti e vedrai apparire un'icona cronometro / orologio.
Fare clic sull'icona e quindi selezionare il periodo di scadenza desiderato dal menu a discesa accanto a Scadenza accesso:
Al termine, assicurati di fare clic sul pulsante blu Salva modifiche per abilitare la data di scadenza automatica. Una volta raggiunta quella data, l'utente non avrà più accesso al file. Per impedire loro di scaricarlo e di eludere le impostazioni di scadenza, assicurati che le loro autorizzazioni siano impostate su Visualizza o Commenta, quindi seleziona la casella nella parte inferiore della finestra di condivisione denominata Disabilita opzioni per scaricare, stampare e copiare per commentatori e visualizzatori .
È possibile regolare o annullare la scadenza della condivisione tornando a questo menu, facendo nuovamente clic sull'icona dell'orologio, quindi su Annulla scadenza .
Ho G Suite ma non vedo l'icona dell'orologio
Se hai seguito questi passaggi sul tuo account ma non vedi l'icona dell'orologio / cronometro come descritto sopra, è probabile che tu non abbia un account G Suite compatibile. Come accennato in precedenza, Google purtroppo limita la creazione di date di scadenza dei file condivisi agli utenti dell'attuale servizio G Suite.
Inoltre, sfortunatamente, Google non è stato molto chiaro sulle modifiche al suo servizio nel corso degli anni, quindi anche se hai un account G Suite, potrebbe essere stato creato con il servizio G Suite "legacy" di Google e non è compatibile con questo caratteristica. Confuso, vero?
Ma ricorda, hai solo bisogno di un moderno account G Suite per creare date di scadenza per i file condivisi. Finché hai quell'account compatibile, puoi condividere e configurare le date di scadenza per qualsiasi tipo di account Google, sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione.
