Se la tua organizzazione utilizza Google Documenti o G Suite o lavori con organizzazioni che lo fanno, sapendo chi ha visualizzato quale documento e quando possono essere utili informazioni. Dal garantire a tutti la lettura di una bozza, i termini e le condizioni, la tua ultima presentazione, le politiche e le procedure o qualche altro documento importante, essere in grado di vedere chi ha fatto cosa e quando è un ingrediente essenziale in qualsiasi situazione in cui conta la responsabilità.
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Fino a poco tempo fa non era possibile vedere chi ha visualizzato il tuo documento Google. Potresti vedere chi l'ha modificato ma non chi lo ha appena letto. Se non hanno salvato, modificato o lasciato un commento, non avevi idea se una persona in particolare avesse letto l'ultima versione di un documento. Inoltre, poiché puoi condividere Google Documenti con autorizzazioni di sola lettura, puoi condividere il documento con alcune persone con l'intento di rivedere il documento senza apportare modifiche.
Ora, se lavori all'interno di un'organizzazione, puoi configurare le cose in modo da poter vedere chi ha visualizzato il tuo Doc Google. Non riesci ancora a vedere chi ha visualizzato il tuo Doc Google se utilizzi Google Doc nella versione gratuita di Google Apps.
Google ha recentemente aggiunto la possibilità di vedere chi ha visualizzato il tuo Google Doc su G Suite, che include Google Apps e hosting email affidabile. G Suite è molto popolare tra le piccole e medie imprese che desiderano configurare l'hosting di posta elettronica per il nome di dominio dell'azienda.
G Suite Activity Monitor
Se utilizzi G Suite all'interno di un'organizzazione e hai condiviso un documento Google con altri per la collaborazione o semplicemente per leggere il documento, puoi utilizzare Activity Monitor per visualizzare la "cronologia di visualizzazione" del file di Google Doc.
- Apri il documento Google per il quale desideri consultare la cronologia delle visualizzazioni
- Quindi fai clic sull'icona della freccia di tendenza verso l'alto in alto a destra o vai al menu a discesa Strumenti
- Apri Activity Monitor
- Quindi, fai clic sulla scheda Tutti i visualizzatori per la tua organizzazione
Questo processo ti consentirà di tenere traccia delle viste nel documento, inclusa la data e l'ora dell'ultima vista per ciascun visualizzatore. Se non vedi l'opzione cronologia visualizzazioni nel tuo Documento Google, probabilmente significa che hai effettuato l'accesso alla versione gratuita di Google Documenti che viene fornita con ogni account Google Apps che ricevi con un account Gmail.
Tendenze di visualizzatori e commenti
Oltre a vedere chi ha visualizzato il tuo Doc Google e quando Activity Monitor ti consente anche di vedere le tendenze su quando le persone hanno visualizzato o commentato il tuo documento.
Tendenza visualizzatori : mostra un grafico a barre del numero di visualizzatori univoci in qualsiasi arco di tempo da 7 giorni a "tutti i tempi"
Tendenza commenti: mostra i grafici a barre dell'andamento del commento in qualsiasi arco di tempo da 7 giorni a "tutti i tempi"
Disattiva Visualizza cronologia
Puoi disattivare la funzione se stai lavorando su un file riservato o qualcosa non destinato al pubblico. Anche se non aggiunge alla privacy, è un'impostazione per mettere a proprio agio la mente.
- Apri Google Doc
- Fai clic sulla freccia di tendenza verso l'alto nella parte in alto a destra del documento o vai su Strumenti dal menu a discesa
- Apri Activity Monitor
- In Impostazioni documento, disattiva Mostra cronologia visualizzazioni per questo documento su off
Scopri chi ha cambiato il tuo documento Google
Il conteggio delle visualizzazioni è utile per rendere conto e assicurarsi che le persone a cui invii un documento lo leggano effettivamente, ma il controllo della versione è più importante. Soprattutto se lavori in un settore regolamentato. Il controllo della versione è qualcosa che Google Documenti ha fatto per un po 'e mostrerà chi ha modificato un documento, salvato o condiviso.
Se sei interessato al controllo della versione o vuoi assicurarti che nessuno abbia apportato modifiche che non dovrebbero senza bloccare il file, puoi scoprirlo.
- Apri un documento Google che desideri monitorare
- Seleziona File e cronologia versioni
- Seleziona Vedi cronologia versioni
Una finestra di scorrimento dovrebbe apparire sulla destra dello schermo mostrando ogni salvataggio e modifica per il documento in questione. A seconda di come hai configurato G Suite o Google Documenti, puoi anche vedere questi dati selezionando il link "Ultima modifica era …" nella parte superiore del documento. Ti porta esattamente nello stesso posto.
All'interno di quella finestra di diapositiva, dovresti anche avere la possibilità di visualizzare la versione precedente del documento prima di apportare le modifiche. Ciò è essenziale per il controllo delle versioni poiché si dispone di una pista di controllo di quali modifiche sono state apportate, quando e da chi. È anche utile se hai apportato alcune modifiche, dormi su di esso, cambi idea e desideri ripristinarle.
Scopri chi ha condiviso il tuo documento Google
Puoi anche vedere chi ha condiviso il tuo documento Google e quando. Puoi anche vedere le impostazioni di condivisione in modo da poter controllare meglio l'accesso al tuo documento.
- Apri Google Drive e seleziona l'icona rotonda 'i' in alto a destra
- Seleziona Attività dal cursore che appare sulla destra
Dovresti vedere se il documento è o è stato condiviso, chi ha modificato il documento per l'ultima volta e quando è stata eseguita l'ultima azione su di esso. È breve ma ti dice quello che devi sapere.
Puoi anche controllare dall'interno del documento selezionando Condividi. I nomi delle persone appariranno nella finestra popup. Se ci sono più persone, selezionare un nome e verrà visualizzato l'elenco di tutti i nomi.
Ecco come vedere chi ha visualizzato il tuo documento Google, lo ha cambiato, condiviso o interagito con esso in alcun modo. Funziona solo per G Suite e Google Documenti registrati per organizzazioni e non per singoli ma funziona!
