Sia per lavoro che per uso personale, il calendario di Outlook può essere lo strumento di gestione del tempo più efficace. Puoi facilmente organizzare e condividere il tuo programma con gli altri e puoi visualizzare i calendari di altre persone per assicurarti di essere tutti sulla stessa pagina quando si tratta di scadenze.
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Esistono molte funzionalità di Outlook che semplificano la collaborazione, ma ciò non lo rende perfetto. Se ti stai chiedendo chi sta guardando il tuo calendario, potresti imbatterti in alcune limitazioni.
Riesci a vedere chi ha visualizzato il tuo calendario?
La risposta a questa domanda è "sì e no". Anche se questa funzione è disponibile in una certa misura, non ti offre davvero tutte le informazioni di cui hai bisogno.
A meno che tu non sia un amministratore del calendario, non c'è modo di vedere chi ha guardato il tuo calendario. E se sei un amministratore, l'unica cosa che puoi vedere è l'ultimo account che ha effettuato l'accesso. Non appena un altro account guarda il calendario, quello precedente diventa invisibile, quindi non c'è modo di vedere l'elenco completo delle persone che lo hanno guardato.
La cosa più vicina a questa è verificare chi è in grado di vedere il tuo calendario. Puoi farlo andando su Condividi> Autorizzazioni calendario. Vedrai un elenco completo di persone che hanno accesso al tuo calendario e il tipo di accesso.
Che aspetto ha il tuo calendario per gli altri?
Il modo in cui gli altri vedranno il tuo calendario dipende dalle informazioni che decidi di condividere con loro. A meno che tu non decida di condividere i dettagli della tua attività, l'unica cosa che potranno vedere è se sei libero o occupato.
Se decidi di condividere il tuo calendario con altre persone, saranno in grado di vedere tutti i dettagli dei tuoi appuntamenti. Se si desidera limitare l'accesso ad alcuni dettagli, è possibile impostare appuntamenti specifici su Privato.
Quando condividi un calendario, puoi selezionare varie autorizzazioni di accesso. Ad esempio, se selezioni Dettagli completi, le persone vedranno l'oggetto, l'ora, la posizione e tutte le note e i dettagli che hai pubblicato nel calendario.
D'altra parte, i Dettagli limitati mostreranno solo l'oggetto, l'ora e il luogo.
A parte te stesso, puoi assegnare redattori e delegati che possono sia modificare i tuoi calendari. I delegati possono agire per tuo conto condividendo vari dettagli, nonché inviando e rispondendo alle richieste.
Come aprire i calendari di altre persone?
Visualizzare i calendari di altre persone in Outlook è abbastanza semplice e può essere eseguito in pochi clic. Ecco cosa devi fare:
- Dalla pagina Calendario in Outlook, vai su Apri calendario> Apri calendario condiviso .
- Apparirà una finestra pop-up che mostra i nomi delle persone il cui calendario è disponibile per te. Fai clic su Nome … e quindi seleziona un nome dall'elenco.
A seconda della tua autorizzazione di accesso, sarai in grado di vedere diverse informazioni. Apparirà sul lato destro dello schermo e puoi guardare fino a 30 calendari fianco a fianco.
Come delegare l'accesso al calendario?
Se hai intenzione di andare in vacanza o se vuoi che qualcun altro gestisca il tuo calendario per qualsiasi motivo, puoi farlo designando un delegato. Come accennato, i delegati possono inviare e accettare convocazioni di riunione per conto del gestore e modificare vari elementi all'interno di un documento.
Ecco come consentire a qualcuno, come un subordinato, di controllare il tuo calendario:
- Dalla vista Calendario, vai su File> Impostazioni account, quindi scegli Accesso delegato .
- Fai clic su Aggiungi, quindi seleziona un nome dall'elenco o digita. Fai clic sul nome e vai su Aggiungi .
- Nel menu Autorizzazioni delegato, concedi le autorizzazioni dell'editor delegato. Un'altra cosa che puoi fare è chiudere la finestra di dialogo e scegliere una delle seguenti opzioni:
- Solo i miei delegati, ma inviami una copia delle richieste e delle risposte alle riunioni.
- Solo i miei delegati.
Ciò darà a un altro utente pieno accesso al tuo calendario e potrai vedere tutto ciò che sta accadendo con il tuo programma.
Gestisci il tuo tempo
Esistono numerose opzioni che ti consentono di gestire il tuo tempo in modo efficace con Outlook. Inoltre, puoi condividere il tuo programma con i membri del tuo team e dare un'occhiata ai loro. Puoi organizzare tutti i tipi di progetti e tenere traccia dei progressi.
C'è qualcos'altro su Outlook che vorresti sapere? Sentiti libero di condividere i tuoi suggerimenti nei commenti qui sotto.
