La gestione dei documenti è una delle cose più importanti in SharePoint. Negli affari, i documenti sono spesso cose in evoluzione. Possono iniziare su OneDrive for Business e finire sul sito del team dell'organizzazione. I documenti cambiano spesso posizione, quindi è fondamentale conoscere i dettagli del trasferimento di documenti in SharePoint.
Molteplici modi per farlo
Link veloci
- Molteplici modi per farlo
- 1. Esplora file
- 2. Sposta in / Copia in
- 3. Gestire contenuto e struttura
- 4. Organizzatore di contenuti
- 5. Strumento di migrazione di SharePoint
- 6. Prodotti di terze parti
- 7. Soluzione personalizzata
- Scegli il tuo metodo
Tutti coloro che hanno lavorato in SharePoint sanno che esistono molti modi per eseguire una determinata attività. Lo spostamento di documenti non fa eccezione. L'utilizzo di Esplora file o Strumento di migrazione dipende da una serie di fattori, come il numero di documenti spostati, l'importanza della conservazione della cronologia delle versioni, i metadati e altro.
1. Esplora file
Per spostare un documento utilizzando Esplora file, apri sia la libreria di documenti di destinazione che quella di origine (non importa se si tratta dello stesso sito). Seleziona Esplora file nel menu a discesa. Questo apre una vista di esplorazione per ciascuna delle librerie. Utilizzare il trascinamento della selezione per spostare gli elementi tra le due viste di Explorer.
È possibile spostare sia cartelle che file e conservare i tipi di contenuto se sia la posizione di origine che quella di destinazione hanno tipi di contenuto definiti. Questo metodo conserva anche metadati personalizzati se sia la posizione di origine che quella di destinazione sono definite utilizzando gli stessi metadati.
Tuttavia, il processo è manuale ed è più una copia che una mossa, il che significa che devi eliminare gli elementi di origine dopo lo spostamento. Non mantiene la cronologia delle versioni o quella creata, creata da, modificata e modificata dalle proprietà.
2. Sposta in / Copia in
Sebbene utili e semplici, i comandi Sposta in e Copia in sono disponibili solo su SharePoint Online. Questa opzione consente di spostare documenti da OneDrive for Business o SharePoint a una destinazione in SharePoint o OneDrive. Seleziona il file e fai clic su uno dei due comandi. L'opzione Sposta in sposta il documento con i metadati e la protezione della cronologia delle versioni in una cartella diversa all'interno della stessa libreria, in un'altra libreria o in un sito diverso.
Questo metodo è perfetto per gli utenti finali, in quanto è semplice e diretto. Ti consente di copiare e spostare file e cartelle. La cosa migliore è che conserva i tipi di contenuto, la cronologia delle versioni dei metadati personalizzati e le proprietà create, create, modificate e modificate. Il comando Copia su, tuttavia, mantiene solo la versione più recente: il principale svantaggio è ovviamente il fatto che questo metodo è esclusivo di SharePoint Online.
3. Gestire contenuto e struttura
Se si abilita la funzionalità dell'infrastruttura di pubblicazione di SharePoint Server, sarà possibile visualizzare un collegamento Gestisci contenuto e struttura quando si accede a Amministrazione sito . Utilizzando questa funzione, è possibile spostare / copiare documenti. Questo è uno dei migliori hack che ti aiuterà a spostare più documenti contemporaneamente mantenendo la cronologia delle versioni, creata, creata da, modificata e modificata dalle proprietà. Anche il tipo di contenuto e i metadati vengono conservati con questo metodo.
Tuttavia, dovrai attivare la funzione di pubblicazione. Anche allora, non sarai in grado di spostare più cartelle. Forse il più grande svantaggio di questo metodo è che devi essere un proprietario del sito per usarlo. Oh, e funziona solo all'interno di un singolo sito.
4. Organizzatore di contenuti
È sufficiente attivare la funzione Content Organizer e quindi selezionare le regole di routing che si desidera utilizzare e inserire il documento che si desidera spostare nella libreria a discesa. Questo metodo consente anche di spostare documenti su qualsiasi altro sito. Ci vuole un po 'di tempo per configurare, ma devi farlo solo una volta. Mantiene anche tipi di contenuto e metadati personalizzati.
Sebbene non conservi la cronologia delle versioni e richieda un amministratore, ha una funzione utile che ti consente di indirizzare il tuo documento in una cartella.
5. Strumento di migrazione di SharePoint
Microsoft sa che spostare documenti in SharePoint può essere un po 'complicato. Questo è il motivo per cui l'azienda ha creato lo strumento gratuito di migrazione di SharePoint. Questo strumento gestisce tutto, dalle migrazioni su piccola a grande scala che possono includere file, cartelle e persino elenchi dal tuo sito di SharePoint. Gli elementi vengono spostati su OneDrive o SharePoint.
Il vantaggio più evidente di questo metodo è la capacità dello strumento di gestire grandi migrazioni. È anche molto personalizzabile e mantiene la cronologia delle versioni. Tuttavia, non è compatibile con le versioni di SharePoint precedenti al 2013. Al contrario, alcuni prodotti di migrazione di terze parti sono significativamente più personalizzabili.
6. Prodotti di terze parti
La maggior parte dei prodotti di qualità per la migrazione di documenti di terze parti non sono gratuiti, ma tendono a funzionare in modo fantastico, soprattutto per le migrazioni su larga scala. Tendono ad essere scalabili e altamente personalizzabili. La maggior parte di questi prodotti è in grado di conservare tutto, inclusi tipi di contenuto, metadati, tutte le proprietà e cronologia delle versioni.
D'altra parte, questo metodo costa denaro. Quando consideri il fatto che stai pagando uno strumento che ti aiuterà a spostare i documenti, inizierai a chiederti perché SharePoint non ha già un'opzione facile da usare. Un altro aspetto negativo qui è che i prodotti di terze parti richiedono un amministratore per configurarli ed eseguirli.
7. Soluzione personalizzata
Infine, puoi codificare la tua soluzione personalizzata tramite una varietà di tecniche come l'API REST. L'utente finale non deve instradare nulla, puoi personalizzare quanto vuoi e puoi assicurarti che tutto rimanga all'interno dei documenti. D'altra parte, devi essere in grado di programmare e impiegare un po 'di tempo a scrivere e mantenere il codice, il che può essere particolarmente complicato al momento degli aggiornamenti del prodotto.
Scegli il tuo metodo
Esistono ancora più metodi per spostare documenti in SharePoint, ma questi dovrebbero coprire la maggior parte delle tue esigenze. Considera innanzitutto ciò di cui hai bisogno e presto saprai esattamente quale metodo utilizzare per ciascuno di essi.
Quale di questi metodi preferisci? Ne hai usato più di uno? Discutere.
