Google Documenti è un modo rivoluzionario di gestire file e documenti in età moderna. Ti consente di collaborare istantaneamente con diversi utenti fornendo allo stesso tempo l'accesso alle informazioni da qualsiasi dispositivo con una connessione Internet.
Vedi anche il nostro articolo Come eliminare tutti i documenti in Google Documenti
Tuttavia, quando lavori in Google Documenti, specialmente se gestisci questi file ogni giorno, è fondamentale che ti mantieni incredibilmente organizzato. In caso contrario, rischi di perdere dati importanti e di perdere tempo a cercare cose che avresti potuto trovare immediatamente.
Per aiutare l'organizzazione in Google Documenti, si desidera utilizzare le cartelle. Le cartelle sono fantastiche perché ti aiutano a raggruppare idee di argomenti diversi in un segmento digitale. Puoi usarli per organizzare per luogo di lavoro, concetto, categoria e altro. Tuttavia, Google Documenti non può effettivamente creare cartelle in sé. Invece, li stai effettivamente creando all'interno di Google Drive, un sistema che si collega direttamente ad altri software Google. Non ti preoccupare; il processo è ancora incredibilmente semplice.
In questa guida, ti mostreremo come creare una cartella in Google Drive per organizzare i tuoi documenti Google.
Come creare una cartella in Google Drive
Per creare una cartella in Google Drive, vorrai aprire il tuo browser preferito. Quindi, accedi a Google Drive, accedi e avrai accesso a tutti i tuoi file e documenti di fronte a te.
Da qui, puoi creare un nuovo documento per organizzare o scegliere quelli che hai già che devono essere inseriti.
Organizzazione nel documento
Se ti trovi in un documento di Google Documenti, puoi andare al tasto della cartella accanto al titolo. Da lì, ti viene data la possibilità di nominare una nuova cartella o aggiungere il documento a una esistente. Se desideri aggiungerne uno esistente, fai clic sulla cartella designata e seleziona "Sposta qui" e il documento verrà inserito nello spazio di archiviazione digitale.
Organizzazione fuori documento
Come forse saprai, Google Drive gestisce Google Documenti, Fogli Google e Presentazioni Google. Ciò ti consente di organizzare tutti e tre questi segmenti e idee per argomenti in uno.
Quando sei in Google Drive ma non in alcun documento specifico, ti troverai in un elenco di tutti i tuoi file. Per organizzarli, vai in alto a sinistra e seleziona il pulsante "Nuovo". Da quell'elenco a discesa, scorri verso il basso fino al segmento "Cartella" e ne apparirà uno nuovo. Assegna un nome alla cartella e verrà visualizzata nell'elenco dei documenti.
L'elenco posiziona le cartelle più in alto rispetto ai file, quindi tienilo a mente. In questo menu, hai diverse opzioni per l'organizzazione. Puoi trascinare i tuoi dati sopra le cartelle e li inserirai lì. In alternativa, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su un file e selezionare "Sposta in" e fornirà un elenco di cartelle in cui è possibile spostare il documento.
Entrambi sono incredibilmente veloci e ogni modo farà esattamente ciò di cui hai bisogno: organizzare i tuoi file e documenti.
Gestione delle cartelle
Una volta organizzati i file, è possibile inserire un nuovo livello di riordino: l'organizzazione delle cartelle.
È possibile copiare e incollare cartelle, spostarle in sottocartelle, eliminarle e altro ancora. Per gestire una cartella, fai semplicemente clic con il tasto destro su di essa nell'elenco e scegli l'opzione che desideri dalla casella a discesa risultante.
Le cartelle facilitano inoltre la condivisione di gruppi di documenti con altri utenti. Invece di condividere ogni file da solo, è possibile creare una cartella per impilare diversi documenti all'interno e consentire ad altri di gestirlo. Condividendo tale collegamento, gli utenti con accesso possono caricare nuovi documenti, accedere ad altri e altro ancora in tempo reale. Non devi più attendere il caricamento di un documento e poi condividerlo manualmente dopo aver atteso tutto quel tempo: un reclamo comune con i frequenti collaboratori di Google Drive.
Funzionalità esterne
Puoi anche aprire le cartelle di Drive in altre applicazioni come l'app di chat aziendale, Slack o l'app di gestione, Airtable. Anche le cartelle possono avere colori diversi e puoi contrassegnarle per un accesso ancora più semplice. Le possibilità di organizzare i file di Google Drive sono infinite.
Ora che sai come organizzare i tuoi file di Google Drive, assicurati di dedicare un po 'di tempo a trovare il processo migliore per te. Ad alcune persone piacciono cartelle diverse per tutto, mentre altre preferiscono raggruppare grandi gruppi in una cartella con sottocartelle all'interno. In entrambi i casi, il fantastico sistema organizzativo di Google Drive ti fornirà gli strumenti per portare avanti il tuo lavoro invece di dedicare tempo alla ricerca di documenti e file diversi.
