Microsoft Excel ha dominato il mercato dei fogli di calcolo per molti anni. Gli utenti aziendali e domestici si affidano entrambi a Excel per organizzare e analizzare i propri dati. Che si tratti di elenchi di controllo, budget e record finanziari, grafici o qualsiasi altro tipo di set di dati, Excel semplifica l'organizzazione delle informazioni. C'erano alternative a prezzi più bassi, e anche in alcuni casi gratuitamente, ma se volevi il più potente programma di fogli di calcolo immaginabile, avresti voluto usare Microsoft Excel.
Vedi anche il nostro articolo Come rimuovere i duplicati in Fogli Google
Nel 2006, tuttavia, un'altra alternativa ha iniziato a prendere forma. Questo è quando Google ha lanciato Fogli, come parte della sua suite per ufficio basata sul web per testo, fogli di calcolo e presentazioni. Il processo di sviluppo è continuato per anni e ora Fogli - sebbene non sia ancora una corrispondenza da libbra per libbra per Excel - ha una grande percentuale della funzionalità standard di Excel. Fogli non costa ai suoi utenti centinaia di dollari per l'acquisto, anzi, è completamente gratuito. Anche se non è un prodotto perfetto, chiunque sia alla ricerca di uno strumento di foglio di calcolo solido a livello di consumatore non deve guardare oltre Fogli Google. I fogli non possono fare tutto ciò che Excel può fare, ma è probabile che tu non ne abbia davvero bisogno per fare tutto ciò che Excel può fare. Se Fogli fa tutto il necessario per farlo, non è necessario acquistare Excel.
Tuttavia, la verità è che Fogli ha ancora molti limiti e alcune cose che sono banali in Excel sono un po 'più di lavoro in Fogli. Probabilmente hai riscontrato un problema in cui aggiungi accidentalmente voci duplicate al tuo foglio di calcolo. Dopotutto, più dati aggiungi, più è probabile che tu inserisca accidentalmente dati duplicati in un foglio di calcolo, il che può buttare via il set di dati che hai lavorato così duramente per mettere insieme. È abbastanza brutto, ma la parte peggiore arriva più tardi quando stai cercando di guardare oltre il tuo lavoro. Poiché i fogli di calcolo possono essere lunghi documenti, diventa difficile individuare e rimuovere i duplicati con il passare del tempo, portando a errori di calcolo nel tuo lavoro senza un'ovvia fonte per la provenienza del problema.
Fortunatamente, abbiamo trovato diversi metodi per evidenziare i duplicati all'interno di Fogli Google. È importante che il nostro metodo non rimuova automaticamente le informazioni duplicate, poiché non tutti i duplicati sono errori. Ma se è appena evidenziato, puoi determinare quali non devono essere presenti tu stesso, senza dover passare attraverso l'intero foglio di calcolo., Ti mostrerò alcuni modi diversi per evidenziare o rimuovere i dati duplicati in Fogli.
Poiché desideriamo che Fogli Google evidenzi automaticamente le nostre informazioni, utilizzeremo una formula per indicare a Fogli di presentare ed evidenziare informazioni specifiche e uniche. Esistono in realtà due modi per forzare Fogli a evidenziare le informazioni copiate: il primo evidenzia tutte le informazioni duplicate per la conferma manuale, mentre il secondo copia le celle univoche in una colonna selezionata, consentendo di verificare le differenze ed eliminare laddove necessario.
Metodo 1: Evidenzia i duplicati usando il colore
Per quanto riguarda la capacità di identificare gli errori nei fogli di calcolo, utilizzare le evidenziazioni a colori per mettere in risalto qualsiasi informazione immessa in modo errato è il modo più ovvio e più visibile di procedere. Evidenziando le informazioni, è facile identificare gli errori molto rapidamente, poiché puoi semplicemente scorrere l'elenco dei contenuti che devi identificare. In questo passaggio utilizzeremo un punto culminante rosso per identificare i nostri contenuti duplicati, dal momento che il rosso attira l'attenzione (soprattutto rispetto al solito schema di colori bianco e grigio dei fogli) ed è il colore universale per i messaggi di errore.
Inizia aprendo il file Fogli che vuoi controllare. Ti consigliamo di assicurarti che le tue informazioni siano ben organizzate per colonne e righe, al fine di controllare facilmente il contenuto del tuo documento; non c'è bisogno di rendere il tuo lavoro più difficile. Ora, evidenzia la colonna che desideri ordinare nella parte superiore del documento e seleziona Formato nel menu in alto del documento. Seleziona "Formattazione condizionale" dall'elenco di opzioni in questo menu e un menu alternativo apparirà sul lato destro del display. In questo menu, selezionare l'intervallo utilizzando le combinazioni di lettere e numeri corrispondenti (ad esempio, da A1 a A76).
Dopo aver selezionato il contenuto, modifica "Formatta celle se" in "La formula personalizzata è" nel menu a discesa e digita o incolla quanto segue senza virgolette: "= countif (A: A, A1)> 1" nella casella sotto il tuo menu. Questo completerà la formula per i tuoi contenuti. Una volta impostato, cambia lo stile di formattazione per evidenziare il tuo contenuto con uno sfondo di celle rosse e fai clic sull'icona Fine nel menu. Il foglio di lavoro ora evidenzierà le celle duplicate in rosso e potrai scansionare la selezione per eventuali duplicati. Assicurati che tutti i duplicati esistenti siano corretti, quindi elimina quelli che non lo sono. Chiudi il menu di formattazione e puoi ripristinare il colore normale nelle tue celle.
Metodo 2: copia solo celle univoche
In alternativa, se preferisci ordinare automaticamente i tuoi dati non elaborati, copiare solo celle univoche anziché celle duplicate può essere davvero utile per l'ordinamento e il filtro rapidi. Se sei sicuro che le tue informazioni siano corrette e preferiresti semplicemente rimuovere le informazioni duplicate che non ti servono, dovresti invece provare questo metodo.
Come per l'ultimo passaggio, inizia aprendo il documento che desideri ordinare all'interno di Fogli Google. Evidenzia la colonna che desideri modificare. Dopo aver evidenziato la cella, fai clic su una cella vuota nella parte superiore di una colonna vuota per assicurarti che le tue informazioni vengano spostate sul lato del grafico. Questa colonna verrà utilizzata per visualizzare i risultati del tuo ordinamento e formula di seguito. Ora, nella parte superiore del documento nella casella di input della formula, digita o incolla quanto segue senza virgolette: “= UNIQUE ()”. Questa formula indica a Fogli di copiare e visualizzare solo input di celle univoci e di ignorare qualsiasi informazione che copia o duplica altre celle. Tra parentesi della formula sopra, assicurati di digitare le coordinate della cella usando il metodo del foglio di calcolo standard (ad esempio, digitando (A1: A75) scansionerai tutte le informazioni dalla colonna A riga 1, alla colonna A riga 75). Dopo aver inserito le nuove informazioni, premi Invio per spostare i nuovi dati nella colonna designata in precedenza. Una volta completato, puoi controllare manualmente o importare i tuoi dati nel foglio di lavoro funzionante.
Metodo 3: utilizzo di un componente aggiuntivo
Dobbiamo tenere presente che sono disponibili numerosi plug-in da utilizzare con Fogli Google online tramite il Chrome Web Store, incluso uno strumento per la rimozione automatica di voci duplicate di dati dal documento. "Rimuovi duplicati" è uno strumento con un nome appropriato offerto dalle abilità degli sviluppatori che consente di trovare rapidamente duplicati in un intero foglio di informazioni o cercando fino a due colonne contemporaneamente. Puoi spostare, eliminare ed evidenziare i risultati, proprio come puoi fare con le attività formula sopra, anche se questo processo è molto più automatizzato di quanto abbiamo visto in precedenza, quindi tienilo a mente se vuoi un maggiore controllo sul processo. Lo strumento include due impostazioni della procedura guidata che consentono di trovare ed eliminare duplicati o qualità uniche dal documento, semplificando il monitoraggio delle informazioni mentre si procede.
Nel complesso, utilizzare uno strumento di procedura guidata per trovare le tue informazioni potrebbe valerne la pena nel lungo periodo per gli utenti che sono costantemente alla ricerca di duplicati nei loro fogli di calcolo e comprensibilmente preferiscono passare il tempo a fare qualcos'altro, ma gli utenti che devono solo controllare una volta o due volte ogni pochi mesi può essere meglio semplicemente usando gli strumenti formula sopra per identificare manualmente le loro informazioni. Detto questo, Rimuovi duplicati ha una solida valutazione sul Chrome Web Store, con ottime recensioni e un team di sviluppo attivo che risponde a critiche e reclami. Nel complesso, è un'ottima scelta se stai cercando un modo più semplice per ordinare i tuoi contenuti e trovare duplicati all'interno di un foglio di calcolo.
Metodo 4: utilizzo dello strumento Rimuovi duplicati
Ricorda che ho parlato sopra di come Google continua a implementare nuove funzionalità da aggiungere alla potenza di Fogli? Bene, poiché questo articolo è stato originariamente scritto, hanno effettivamente aggiunto uno strumento di rimozione duplicati completo al pacchetto principale. È uno strumento molto semplice da usare e ti guiderò. Prendiamo un tipico foglio di calcolo, con un elenco di giochi da tavolo … e se leggi attentamente, vedrai che ho inserito un paio di duplicati nell'elenco.
Per utilizzare lo strumento, tutto ciò che dobbiamo fare è selezionare l'area dati in cui vogliamo deduplicare. Nota che possiamo selezionare liberamente righe o colonne; se includiamo la colonna Prezzo, la funzione Rimuovi duplicati esaminerà sia il titolo che il prezzo per decidere se una riga è duplicata o meno. Una volta selezionata l'area dati, vai su Dati-> Rimuovi duplicati. Accetta i valori predefiniti nelle finestre di dialogo e voilà: la deduplicazione viene eseguita automaticamente.
Metodo 5: utilizzare una tabella pivot per trovare righe duplicate
Fogli implementa un set completo di funzionalità Tabella pivot, che è uno strumento molto utile per esaminare più da vicino i dati. L'uso di una tabella pivot non eliminerà automaticamente le righe duplicate; piuttosto, fornirà una suddivisione di quali righe HANNO duplicati, quindi puoi guardare manualmente i tuoi dati e vedere cosa, se non altro, è andato storto. La creazione di una tabella pivot è un po 'più complicata rispetto agli altri metodi che ti ho mostrato, ma vale la pena sapere come fare e ti guiderò attraverso di essa.
Innanzitutto, seleziona tutti i dati della tabella, quindi vai a Dati-> Tabella pivot.
È possibile regolare l'intervallo di dati qui, se lo si desidera, nonché decidere dove dovrebbe andare la tabella pivot. Lo inserirò in un nuovo foglio e accetterò la gamma che gli ho già fornito. Quando premiamo "Crea", una tabella pivot vuota si aprirà nel punto di inserimento … ma una tabella pivot vuota non ci fa nulla di buono. Dobbiamo dirgli quali informazioni analizzare.
Selezioneremo "Aggiungi" accanto a Righe e aggiungere la riga "Titolo". Quindi in Valori, selezioneremo "Aggiungi" e selezioneremo di nuovo "Titolo", quindi accetteremo la funzione COUNTA come predefinita. (Se stessimo cercando dati numerici duplicati, utilizzeremmo COUNT; COUNTA serve per contare i campi di testo.)
Non appena effettuiamo queste selezioni, la tabella pivot si aggiorna automaticamente e ora possiamo vedere il risultato finale.
Si noti che la colonna COUNTA ha il numero di volte in cui appare ogni titolo. C'è un 1 per la maggior parte dei titoli, ma Axis & Allies e Castle Risk mostrano entrambi 2. Ciò significa che ci sono due istanze di ciascuno di quei titoli nel grafico. Come puoi vedere, il metodo Tabella pivot è un po 'più coinvolto ma ti dà anche un rapporto specifico su dove trovare i tuoi duplicati, che può essere molto utile per fare analisi dei dati.
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I fogli di calcolo sono spesso un po 'più complicati di documenti simili realizzati in Google Documenti o in Microsoft Word. Poiché sono progettati per gestire i dati organizzati, è importante assicurarsi che i contenuti siano sempre accurati. Mantenere una cella duplicata nei tuoi file può davvero causare seri problemi con i tuoi dati se non stai attento, specialmente quando cerchi di ordinare le informazioni finanziarie in un foglio di calcolo utile. Complicare le cose, cercare di trovare la cella errata da soli può essere una seccatura che è quasi impossibile se il foglio di calcolo è grande. Fortunatamente, identificare, rimuovere ed eliminare celle di dati identici è sorprendentemente facile in Fogli Google, qualcosa di positivo se si ha a che fare costantemente con fogli di calcolo nel flusso di lavoro quotidiano. E se stai cercando qualcosa che renda un po 'più semplice l'ordinamento dei tuoi contenuti, puoi sempre utilizzare un componente aggiuntivo come Rimuovi duplicati per assicurarti che le tue informazioni siano ben ordinate e ben organizzate. Nel 2019, non c'è motivo di tenere un foglio di calcolo disordinato e pieno di errori, quindi assicurati che i tuoi dati siano corretti e che le tue informazioni siano verificate utilizzando i metodi descritti sopra.
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