L'invio di un'e-mail prematuramente o per errore può essere un'esperienza difficile.
Vedi anche il nostro articolo Come inoltrare automaticamente un'e-mail in Outlook
Immagina di inviare al tuo capo l'istantanea gonfia, sfigurata e pulsante del tuo alluce recentemente ferito (che avrebbe dovuto essere inviato al tuo amico), con una didascalia: "Amico, guarda questo ragazzaccio!" Oppure immagina di scrivere una proposta di lavoro e poi di spargere generosamente il tuo messaggio con una serie di cattivi errori di battitura che ti farebbero apparire come un buffone analfabeta e poi fare clic distrattamente sul pulsante "invia"! Roba dura, davvero.
A volte, la comunicazione via e-mail può sembrare un mini disastro PR in attesa di accadere. Se sei maldestro come noi e tendi a rovinare la tua immagine in pochi secondi inviando e-mail mal pensate, non preoccuparti, perché c'è speranza all'orizzonte.
È la stessa Microsoft che ci viene in soccorso questa volta, e le persone intelligenti laggiù lo stanno facendo offrendoci una funzionalità in Outlook (il programma di creazione di messaggi) che può invertire l'invio di e-mail o almeno rimandarlo !
, ti mostreremo come trarre vantaggio da questa caratteristica francamente monumentale e salvare così la tua faccia in molte situazioni potenzialmente imbarazzanti in futuro. Inoltre, spiegheremo come abilitare la funzione stessa. (Non esattamente scienza nucleare, ma merita comunque qualche spiegazione.)
Come funziona quindi il sistema?
Prima di tutto, rivolgiamoci all'elefante nella stanza: il sistema di Outlook non annulla davvero i messaggi inviati quanto, beh, posticipa l'invio di un paio di minuti. Ora, questa svolta degli eventi può farti pensare che la caratteristica di cui sopra sia abbastanza scialba, o addirittura completamente inutile, ma sopporta con noi qui per alcuni momenti.
Considera questo.
Una buona parte delle e-mail mal costruite viene inviata a causa di incoerenze banali come la semplice impazienza o una serie irrefrenabile di dita che non vedono l'ora di fare clic sul pulsante "Invia". Pertanto, una funzione che ritarda l'invio del messaggio per un paio di momenti può essere una risorsa importante nel tuo arsenale di prevenzione delle catastrofi, per così dire!
Se sei troppo pigro per controllare la grammatica, la punteggiatura o se ciò che hai appena inventato ha anche senso, in primo luogo, la funzionalità "annulla invio" di Outlook garantirà la tua sicurezza. È come una di quelle app che chiama un tassista per guidare la tua auto e te stesso a casa nel caso in cui tu sia troppo ubriaco per farlo da solo.
Intendiamoci, dovresti comunque fare clic su alcuni pulsanti per effettuare una chiamata. Analogamente a questo meccanico, Outlook alla fine invierà il messaggio, indipendentemente da quanto terribilmente messo insieme. Pertanto, per fare buon uso di questa funzione, non dimenticare di eseguire un rapido controllo di qualità del contenuto del tuo messaggio prima che venga inviato per sempre.
Disponibilità "Annulla invio"
"Ah, ma è Postpone Send , vero?" Sì sì, sai cosa intendevamo. Stiamo usando i due termini in modo intercambiabile qui. Il fatto è che per quanto attraente possa sembrare questa funzionalità non è disponibile su tutte le versioni di Outlook.
Per essere precisi, puoi utilizzare solo l'opzione "annulla invio" nelle versioni 2010, 2013 e 2016, quindi quelle più recenti. Per quanto riguarda i più vecchi, sembra esserci un modo per usarlo, ma sembra essere disseminato di difficoltà, logistica difficile e, a volte, pura sofferenza. Affinché le versioni precedenti funzionino, è necessario disporre di un account Microsoft Exchange.
Su quella piattaforma, l'amministratore deve attivare la funzionalità, ma anche in questo caso funziona solo per le persone all'interno dell'organizzazione. Per rendere l'intera festa ancora più divertente, esiste un'altra opzione che consente alle persone all'interno del team di vietarti di ricordare i messaggi inviati direttamente a loro. È un casino.
Ad ogni modo, se hai le versioni più recenti, sei a posto. Altrimenti, sfortuna.
Come configurarlo: una spiegazione approfondita di una procedura piuttosto semplice
1. Prima di tutto, fai clic sulla scheda File per espanderlo. Una volta che hai la visione completa delle informazioni sull'account, fai clic su Regole e avvisi. Questo ti porterà in una sezione in cui puoi gestire le vecchie regole e crearne una nuova.
2. Fare clic sul pulsante Nuova regola e attendere l'avvio della procedura guidata. Questo potrebbe richiedere alcuni istanti, ma probabilmente inizierà quasi immediatamente.
3. Una volta che la procedura guidata è attiva, assicurati di fare clic su Applica regola sui messaggi che invio, una riga troverai nella sottosezione "Inizia da una regola vuota". Nota che esiste anche un'opzione per abilitare questa funzione per i messaggi in arrivo.
4. Fare clic su Avanti, quindi su Sì per applicare la nuova regola appena creata. Questo ti porterà alla fase successiva della creazione dei tuoi mezzi per tenere a bada i tuoi messaggi potenzialmente malvagi.
5. La fase successiva riguarda la scelta del tempo necessario per elaborare e sfogliare ciò che hai scritto. Nel prossimo popup, la procedura guidata ti lancia, controlla la consegna differita di un numero di minuti. Dopo averlo fatto, ci sarà un piccolo popup in cui puoi inserire il valore che desideri. (Ad esempio 5 o 10 minuti)
6. Dopo aver impostato il valore a proprio piacimento, fare clic su OK, quindi sul pulsante Avanti per contrassegnare l'inizio di un nuovo capitolo nel programma di creazione guidata di Outlook! (Sta solo nominando il tutto. Dopo di che, il programma è finito a tutti gli effetti, davvero.)
7. Come un gran finale di sorta, metti a frutto i tuoi talenti nomenclaturali e trova un nome per la tua nuova regola. (Assicurati che la casella Attiva questa regola sia selezionata, tra l'altro.) Dopodiché, controlla di non aver fatto sembrare il nome della tua regola male, fai clic su Fine, e voilà: hai un nuovo Outlook regola di chiamare il tuo!
Conclusione
Tutto sommato, l'aggiunta di Microsoft che rimanda i messaggi alla loro piattaforma Outlook sembra essere una funzionalità facile da usare e umana che può risparmiare molto imbarazzo quando si tratta di comunicare via e-mail. Pollice in alto, senza tempo! Da parte nostra, speriamo che questo articolo ti sia stato utile e ti auguriamo in futuro un felice scambio di e-mail privo di errori.
