Mi è stata posta una domanda l'altro giorno quando ho mostrato a qualcuno come usare Gmail e non è stata la prima volta che l'ho sentito. La domanda era "Come faccio a creare copie delle bozze in Gmail in modo che non ci voglia troppo tempo per rispondere ai clienti?" Mentre provo a rispondere regolarmente alle domande qui su TechJunkie, ho pensato che fosse un candidato privilegiato.
Vedi anche il nostro articolo Come ordinare Gmail per dimensione
La domanda che si pone in realtà riguarda più i modelli di posta elettronica che il salvataggio di copie di una bozza. Stavo mostrando a qualcuno come impostare autorisponditori ed etichette per la loro nuova e-mail aziendale. Volevano alcune e-mail sulla piastra da inviare ai client per mantenerle in loop senza essere bloccate dall'amministratore per tutto il giorno. La risposta è creare modelli di e-mail.
Puoi crearne copie e conservarle come bozze, se preferisci, ma puoi fare molto di più con i modelli.
Modelli di email
I modelli di e-mail sono una grazia salvifica di tutti i proprietari di piccole imprese o di coloro che si ritrovano a dire le stesse cose negli stessi tipi di e-mail. Li uso da quando ho avviato la mia attività e mi hanno risparmiato molte centinaia di ore nel corso degli anni.
I modelli di email possono anche farti sembrare più professionale. Puoi rispondere più velocemente e un semplice "Grazie per la tua e-mail, un nostro team ti contatterà direttamente entro 24 ore" può far apprezzare un cliente. Considerando quanto sia facile da fare, consiglio vivamente di usarli.
Come faccio a creare modelli di e-mail in Gmail?
Gmail chiama le risposte predefinite dei modelli e devi abilitare la funzione prima di poterle utilizzare. Una volta terminato, puoi creare tutti i modelli di email che desideri.
- Apri Gmail e accedi.
- Seleziona l'icona del menu ingranaggio in alto a sinistra e seleziona Impostazioni.
- Seleziona la scheda Labs.
- Attiva le risposte predefinite (modelli) su Abilita.
- Seleziona Salva modifiche nella parte inferiore della pagina.
Ora la funzione è abilitata, possiamo iniziare a creare modelli. Lo fai dalla Posta in arrivo in Gmail, quindi è qui che ci dirigiamo.
- Seleziona Scrivi email dalla Posta in arrivo.
- Crea l'e-mail che desideri creare come faresti normalmente.
- Seleziona la freccia grigia in basso nella parte inferiore destra della finestra dell'email.
- Seleziona Risposte predefinite e Nuova risposta predefinita.
- Dagli un nome significativo e seleziona OK per salvare.
Dopo aver salvato la risposta predefinita, puoi eliminare in sicurezza la bozza.
Quando elabori la tua risposta predefinita, devi bilanciare il tocco personale con l'essere abbastanza generico da non offendere nessuno. Ciò significa che lasciare cose come nomi e date fuori dall'e-mail e sostituirlo con tempi. Oppure potresti aggiungere quei tocchi personali a mano prima di inviarli. Quest'ultimo è preferibile poiché il tocco personale crea una relazione su cui puoi costruire. Non è sempre possibile, quindi devi usare il tuo giudizio.
Usando il tuo modello di email
Ora hai creato il tuo modello e-mail o risposta predefinita, è tempo di usarlo. Quando ricevi la prima opportunità di utilizzare il modello, procedi come segue:
- Seleziona Rispondi dall'email a cui vuoi rispondere.
- Seleziona la freccia grigia in basso nella parte in basso a destra dello schermo.
- Seleziona Risposte predefinite e seleziona la risposta che hai creato.
- Aggiungi dati personalizzati per rendere l'email pertinente.
- Spedire.
Puoi fare la stessa cosa usando Compose e creando una nuova e-mail, ma trovo il metodo di risposta molto più veloce.
Utilizzo della risposta predefinita come risposta automatica via email
Facendo un passo avanti il modello di e-mail, che ne dici di impostare una risposta predefinita come risposta automatica a un'e-mail in arrivo. Dovrai mantenere generica la tua risposta predefinita, ma è un ottimo modo per riconoscere ordini o richieste e costruire un buon rapporto con il tuo cliente.
- Apri Impostazioni in Gmail e seleziona la scheda Filtri.
- Seleziona il link di testo Crea un nuovo filtro.
- Crea un criterio per attivare il filtro. Questo sarà probabilmente unico per te, quindi seleziona qualcosa che funzioni.
- Seleziona Crea filtro con questa ricerca in basso a destra nella finestra.
- Selezionare Invia risposta predefinita e la risposta che si desidera utilizzare.
- Seleziona Crea filtro.
Ora, ogni volta che vengono soddisfatti i criteri di filtro, Gmail invierà automaticamente la tua risposta predefinita. Questo è l'ideale per riconoscimenti o aggiornamenti e può essere impostato per attivarsi in più modi. È impossibile per me elencarli tutti qui, ma riconoscerai uno schema nelle tue e-mail che puoi utilizzare. Ad esempio, tutte le e-mail vengono inviate al tuo "" indirizzo e-mail o qualsiasi e-mail contenente la parola "Ordine". Ti viene l'idea.
