Devi organizzare una riunione? Hai una situazione di emergenza e hai bisogno di aiuto? Scadenza improvvisamente dimezzata? Devi verificare rapidamente la disponibilità dei colleghi? Vuoi verificare la disponibilità di qualcuno su Google Calendar? Puoi fare tutte queste cose se hai condiviso tutti i tuoi calendari. Questo tutorial ti mostrerà come.
Vedi anche il nostro articolo Come sincronizzare tutti i tuoi calendari Google con l'iPhone
Google Calendar ti consente di condividere una copia del tuo calendario affinché i tuoi colleghi e amici possano vederli. Consente loro di verificare la disponibilità, impostare promemoria e invitarti a un evento. È una caratteristica ordinata dell'app che semplifica il lavoro collaborativo.
Va bene però. Devi concedere attivamente l'autorizzazione ad altri per visualizzare il calendario e impostare autorizzazioni separate affinché possano modificarlo. Puoi anche creare un calendario condiviso separato dal tuo, se preferisci.
Condivisione di Google Calendar
La condivisione del calendario è un po 'come il calendario di Exchange di Outlook. Può essere visualizzato da persone all'interno di un gruppo o persone a cui concedi le autorizzazioni. Puoi impostare autorizzazioni di modifica specifiche o meno e puoi utilizzarle per verificare la disponibilità, le riunioni e così via. Tutti coloro con cui condividi dovranno utilizzare anche i calendari di Google, altrimenti dovrai rendere pubblico l'intero calendario che non è l'ideale.
Per condividere un calendario esistente, procedere come segue:
- Apri il tuo Google Calendar.
- Seleziona il calendario che desideri condividere da sinistra.
- Seleziona i tre punti accanto ad esso, quindi seleziona Impostazioni e condivisione.
- Seleziona Aggiungi persone in Condividi con persone specifiche da condividere con le persone.
- Seleziona la casella accanto a Rendi disponibile al pubblico in Autorizzazioni di accesso per la condivisione con un gruppo. Seleziona il gruppo nella casella a discesa.
- Seleziona Invia una volta terminato.
La condivisione con un gruppo funzionerà solo se utilizzi Google Gruppi. Altrimenti dovrai aggiungere i membri del gruppo individualmente.
Se preferisci, puoi creare un nuovo calendario condiviso.
- Apri il tuo Google Calendar.
- Seleziona Crea nel menu a sinistra per creare un nuovo calendario.
- Assegna un nome e seleziona Crea calendario.
- Seguire i passaggi precedenti per consentire l'accesso a singoli o gruppi.
Vedi qualcun altro Google Calendar
Se stai già utilizzando la condivisione del calendario e vuoi visualizzare il Google Calendar di qualcun altro, anche questo è molto semplice.
- Apri i calendari di Google.
- Seleziona la casella vuota in cui si dice Aggiungi calendario.
- Digita il nome o l'indirizzo Gmail della persona che vuoi vedere.
- Selezionali dall'elenco come appaiono.
Il nome apparirà solo se hanno già condiviso un calendario con un gruppo o individui. Vedrai quindi il loro calendario nell'elenco a sinistra in I miei calendari.
Verifica se qualcuno è libero con Google Calendar
Se stai cercando di organizzare una riunione o un evento, puoi verificare che le persone siano libere utilizzando il tuo calendario una volta che hai collegato il loro o hai accesso ai calendari condivisi.
- Apri il tuo Google Calendar.
- Seleziona Crea a sinistra per creare un evento.
- Dagli un titolo, decidi se si tratta di un evento o di un promemoria.
- Imposta una data e un'ora.
- Seleziona Altre opzioni nella parte inferiore della finestra.
- Seleziona Aggiungi ospiti sotto Ospiti a destra.
- Seleziona la scheda Trova un orario a sinistra.
- Assicurati che Tutti gli ospiti siano selezionati nella casella e cerchi gli orari del giorno selezionato.
- Crea l'evento, assegnagli un titolo e premi Salva in alto.
Se qualcuno è occupato, il periodo verrà colorato o verrà visualizzata la parola Occupato. Non sarai in grado di invitarli se sono contrassegnati come occupati sul loro calendario. Dopo aver premuto Salva, a ciascun invitato verrà inviato un invito via e-mail e l'evento verrà aggiunto ai rispettivi calendari.
Crea un Google Calendar pubblico
Per alcuni, rendere il proprio calendario accessibile ad altri non sta bene e in alcuni settori non è un gioco da ragazzi. In quelle situazioni è meglio creare un calendario di gruppo separato per il dipartimento o il team.
- Apri Google Calendar.
- Seleziona Crea nel menu a sinistra per creare un nuovo calendario.
- Assegna un nome e seleziona Crea calendario.
- Seleziona l'icona a forma di ingranaggio nella finestra del calendario per selezionare Impostazioni.
- Seleziona il calendario appena creato e seleziona Autorizzazioni di accesso.
- Seleziona la casella accanto a Rendi disponibile al pubblico.
Quando dice "pubblico", non significa necessariamente tutto il mondo, ma quelli all'interno del tuo dominio G Suite. Se non usi G Suite, chiunque acquisirà l'URL del calendario sarà in grado di vedere cosa succede, quindi tienilo tra di voi.
