Nonostante siano in circolazione da oltre trent'anni, le e-mail occupano ancora tempo libero, fastidiose, frustrate ed esasperate. La strana e-mail ci rende felici, ma per la maggior parte, sono un lavoro ingrato piuttosto che piacere. E se potessi etichettare automaticamente le email in Gmail, ordinarle tutte, applicare un'etichetta ed eliminare lo spam? Non renderebbe la vita un po 'più facile?
Vedi anche il nostro articolo Come ordinare Gmail per dimensione
Una casella di posta autocontrollata è il Santo Graal per quanto mi riguarda. Lo spam può essere rimosso, le e-mail di marketing e promozionali possono essere etichettate e messe da parte e le e-mail importanti possono essere etichettate come tali e collocate in una cartella in cui le vedrai. Tutte le piattaforme di posta elettronica affermano di offrire questo tipo di organizzazione ma, nella mia esperienza, solo una offre. Gmail.
La funzione etichette ha letteralmente cambiato il modo in cui utilizzo Gmail. Ora posso usare con sicurezza questo indirizzo e-mail per preventivi assicurativi, iscrivendomi a nuovi siti Web e tutte quelle attività che normalmente finirebbero con una valanga di spam. Mandano ancora quella valanga ma ora non travolge la mia casella di posta.
Etichetta automaticamente le e-mail in Gmail
Le etichette ti aiutano a ordinare tutte le tue e-mail e ordinarle in modo gestibile. Le etichette sono Gmail-speak per cartelle e possono identificare, classificare e quindi organizzare automaticamente tutte le e-mail in arrivo utilizzando queste etichette.
Impostando un'etichetta di Assicurazione, ad esempio, posso avere tutte le solite citazioni di assicurazione che lo spam e il marketing del mio assicuratore sono etichettati e inviati a quella cartella. Posso quindi leggerli o eliminarli in blocco come ritengo opportuno. Posso sciacquarlo e ripeterlo tutte le volte che voglio per qualsiasi soggetto o mittente che inonda la mia casella di posta.
Creiamo un'etichetta di posta indesiderata che ordinerà attraverso tutte le e-mail di spam che il filtro di Gmail non rileva.
- Seleziona Crea etichetta dal menu a sinistra. Seleziona Altro se non è visibile.
- Dai un nome significativo alla tua nuova etichetta e seleziona Crea.
- Seleziona la tua nuova etichetta e seleziona la freccia giù nella barra di ricerca nella parte superiore della pagina.
- Aggiungi "annulla iscrizione" alla riga Includi parole.
- Seleziona Crea filtro.
- Seleziona Applica l'etichetta e seleziona l'etichetta che hai creato.
- Seleziona la casella accanto a tutti gli altri operatori che desideri. Segna come letto è utile.
- Seleziona Crea filtro.
Ora ogni volta che arriva una e-mail di spam o di marketing, Gmail eseguirà la scansione della parola "annulla iscrizione" e lo etichetterà e lo sposta. Poiché la maggior parte dello spam legittimo contiene questa parola da qualche parte, è l'operatore più utile da utilizzare quando si tratta di spam.
Etichetta le e-mail di lavoro in Gmail
Per altri filtri e-mail, ad esempio dagli amici o dal lavoro, puoi aggiungere un'etichetta con il loro nome, l'indirizzo e-mail @ worplace.com o qualcos'altro di unico al mittente o al tipo di e-mail. Il potenziale di queste etichette è enorme.
Ad esempio, se lavori fuori dall'ufficio, può essere utile avere tutte le e-mail di lavoro inviate a una cartella di lavoro in modo da poterle vedere rapidamente.
- Seleziona Crea etichetta dal menu a sinistra.
- Assegna un nome alla nuova etichetta Lavoro e seleziona Crea.
- Seleziona l'etichetta di lavoro e seleziona la freccia giù nella barra di ricerca nella parte superiore della pagina.
- Aggiungi l'ultima parte dell'indirizzo e-mail alla riga Da. Ad esempio "@ workplace.com".
- Seleziona Crea filtro.
- Selezionare Applica l'etichetta e selezionare l'etichetta Lavoro.
- Seleziona Crea filtro.
D'ora in poi, tutte le e-mail di lavoro provenienti da un determinato dominio "@ workplace.com" verranno inviate alla cartella Lavoro creata nel riquadro di sinistra. Poiché non abbiamo aggiunto alcun operatore, questi non verranno contrassegnati come letti e vedrai il numero di e-mail accanto alla cartella.
Escludendo le email dalle etichette
Se ritieni che alcune e-mail vengano catturate in queste etichette che non dovrebbero essere, puoi utilizzare le esclusioni per rimuoverle. Ad esempio, se si desidera mantenere determinate newsletter che utilizzano anche "annulla iscrizione" e vengono catturate nel filtro sopra, è possibile utilizzare l'operatore "-" per escluderle.
Basta aggiungere - (* @ emailaddress.com) nella sezione Da del filtro e non saranno inclusi. * È un carattere jolly che acquisirà qualsiasi indirizzo da quel dominio e il '-' dice a Gmail di non includere l'indirizzo nell'etichetta.
Puoi creare tutte le etichette che vuoi in Gmail e fare in modo che facciano ogni sorta di cose, dall'ordinamento dello spam al filtraggio di lavori, gruppi, hobby o altro. Se la tua casella di posta stava esplodendo a causa di troppa spazzatura e di conseguenza perdevi email utili, questo è un modo molto semplice per riprendere il controllo.
Se Gmail potesse in qualche modo inventare un componente aggiuntivo che potrebbe automaticamente cancellarmi dalle centinaia di e-mail di cestino che ricevo su base settimanale, sarebbe davvero l'e-mail definitiva!
