L'aggiunta di una firma al tuo messaggio di posta elettronica conferisce un tocco di professionalità. Lanciando un logo e le informazioni di contatto si ottiene una promozione del marchio per una corrispondenza altrimenti scialba. Concede a coloro che desiderano contattarti con altri mezzi la possibilità di farlo. La creazione e l'utilizzo di una firma in Microsoft Outlook è un'attività abbastanza semplice. Puoi persino creare più firme personalizzate per passare a un capriccio a seconda del tuo pubblico di destinazione.
Tuttavia, Outlook allega solo una firma ai messaggi di posta elettronica appena inviati o inoltrati. Le e-mail che hai inviato prima di creare una firma saranno ancora assenti. Per aggiungere una firma ai messaggi più vecchi, devi accedere alle impostazioni di Outlook e modificare alcune cose.
La tua firma può includere testo, immagini, biglietto da visita elettronico, un logo o persino un'immagine della tua firma scritta a mano. È possibile configurare Outlook in modo che le firme vengano automaticamente aggiunte a tutti i messaggi in uscita o creare la propria firma e aggiungerla ai messaggi caso per caso.
Aggiunta di una firma alla corrispondenza di Outlook
I passaggi per abbellire le tue e-mail con una firma dipenderanno dalla versione di Outlook che stai attualmente utilizzando. Esiste un processo per coloro che utilizzano versioni precedenti del software (2007-2010) e uno per le versioni più recenti (2010+) e per gli utenti di Microsoft Office 365.
Cominciamo con le versioni più recenti.
Versioni di Outlook 2010+ compresa Outlook per 365
Per creare una nuova firma per l'e-mail di Outlook:
- Fai clic per creare una nuova e-mail.
- Fai clic su Firma e quindi su Firme dalla scheda "Messaggio".
- A seconda delle dimensioni della finestra di Outlook e se stai componendo un nuovo messaggio di posta elettronica o una risposta o inoltra, la scheda "Messaggio" e il pulsante Firma potrebbero trovarsi in due posizioni diverse. Tuttavia, il pulsante Firma è generalmente accompagnato da Allega file e Allega elemento all'interno della sezione "Includi" del menu "Messaggio".
- Nella scheda "Firma e-mail", appena sotto la casella "Seleziona firma da modificare", scegli Nuovo e aggiungi un nome per la tua nuova firma nella finestra di dialogo "Nuova firma".
- Appena sotto "Modifica firma", componi la tua firma all'interno dell'area fornita.
- La finestra offre la possibilità di modificare caratteri, colori e dimensioni dei caratteri, nonché l'allineamento del testo.
- Per aggiungere collegamenti e immagini alla tua firma e-mail, cambiare caratteri e colori e giustificare il testo, puoi farlo usando la mini barra di formattazione in "Modifica firma".
- Puoi persino creare una firma più solida con punti elenco, tabelle o bordi, utilizzando Microsoft Word per formattare il testo. Quindi trasferiscilo usando una semplice copia ( Ctrl + C ) e incolla ( Ctrl + V ) sulla firma nella casella "Modifica firma".
- Puoi anche aggiungere icone e link ai social media nella tua firma, che toccherò più avanti.
- Quando la firma è come la desideri, in "Scegli firma predefinita", imposta le seguenti opzioni:
- Scegli un account e-mail a cui associare la tua firma, utilizzando il menu a discesa "Account e-mail". Puoi avere firme diverse per ogni account di posta elettronica che usi per Outlook.
- Per aggiungere automaticamente la tua firma a tutti i messaggi futuri, fai clic sul menu a discesa "Nuovi messaggi" e seleziona una firma. Se preferisci non impostarlo come automatico per impostazione predefinita, scegli (nessuno) . Questo lo renderà così ogni nuovo messaggio che invii non ha alcuna firma, inclusi quelli inoltrati e a cui ha risposto.
- Affinché una firma appaia nei messaggi a cui rispondi e inoltri, fai clic sul menu a discesa "Risposte / Inoltra" e seleziona una firma. Ciò aggiungerà automaticamente quella firma ogni volta che risponderai o inoltrerai un'email. Per non avere questo set, scegli invece (nessuno) .
- Ora che è finito, fai clic sul pulsante OK per tornare indietro per salvare la tua firma e tornare al tuo nuovo messaggio.
- È importante notare che il messaggio corrente in cui hai creato la firma non avrà una firma in atto. Per qualche motivo, la firma apparirà solo nei messaggi che seguono. Dovrai aggiungere la firma manualmente se non vedevi l'ora di usarne una.
Inserimento manuale di una firma
Per il nuovo messaggio che hai avviato allo scopo di creare una firma o quelli di voi che non desiderano impostare automaticamente una firma, è comunque possibile inserire una firma manualmente.
Fare così:
- Con il tuo messaggio e-mail aperto, fai clic sulla scheda "Messaggio" e seleziona Firma .
- Si aprirà un menu a comparsa che mostra tutte le firme salvate che hai creato. Scegli la firma che desideri utilizzare dalle opzioni facendo clic su di essa. Ora apparirà nel tuo messaggio attuale.
Aggiungere un logo o un'immagine alla tua firma
I marchi in genere richiedono loghi. Per aggiungere un'immagine come un logo o un'icona social media alla tua firma:
- Apri un nuovo messaggio e-mail e fai clic sulla scheda "Messaggio".
- Fai clic su Firma e quindi su Firme .
- Scegli la firma a cui desideri aggiungere il logo o l'immagine selezionandola nella casella "Seleziona firma da modificare".
- Fare clic sull'icona Aggiungi immagine, individuare l'immagine che si desidera aggiungere dai file del PC, quindi selezionare Inserisci .
- Puoi ridimensionare l'immagine o il logo facendo clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine e selezionando Immagine dalle opzioni del menu. Fai clic sulla scheda "Dimensioni" e utilizza le opzioni fornite per ridimensionare l'immagine secondo le tue specifiche.
- Mantieni selezionata la casella "Blocca proporzioni" per mantenere le proporzioni dell'immagine.
- Dopo aver ridimensionato l'immagine e pronto per iniziare, fai clic su OK .
- Seguilo facendo nuovamente clic su OK per salvare tutte le modifiche che hai appena apportato alla tua firma.
Versioni di Microsoft Outlook 2007-2010
Per creare una nuova firma utilizzando una versione precedente di Microsoft Outlook:
- Scegli di creare un nuovo messaggio.
- Fai clic sulla scheda "Messaggio" e seleziona Firma dalla sezione "Includi".
- Fai clic su Firme quando si apre.
- Dalla scheda "Firma e-mail", fai clic su Nuovo .
- Digitare un nome per la firma e quindi fare clic sul pulsante OK .
- Digita il testo che desideri includere nella tua firma, nella casella "Modifica firma".
- È possibile formattare il testo evidenziando il testo che si desidera modificare e quindi utilizzando i pulsanti di stile e formattazione per le opzioni desiderate.
- Aggiungendo elementi aggiuntivi come immagini, collegamenti ipertestuali e biglietti da visita elettronici, fai clic sul punto in cui vuoi che appaia l'elemento e:
- Biglietto da visita elettronico : fare clic sul pulsante Biglietto da visita, quindi fare clic su uno dei contatti nell'elenco "Archiviato come". Fai clic sul pulsante OK .
- Collegamento ipertestuale : fare clic sull'icona del collegamento ipertestuale e digitare (o incollare) l'URL a cui il collegamento collegherà il testo. Fai clic sul pulsante OK .
- Immagine / Immagine : fare clic sull'icona Immagine, individuare l'immagine che si desidera caricare sulla firma, selezionarla, quindi fare clic sul pulsante OK .
- Una volta terminate le modifiche, fai clic su OK per finalizzare la creazione della tua firma.
- L'e-mail attualmente aperta per creare la firma non verrà automaticamente aggiunta alla firma. Dovrai farlo manualmente.
Aggiunta della firma ai messaggi e-mail
Le firme possono essere aggiunte automaticamente o manualmente a tutti i messaggi, le risposte e gli inoltri in uscita. È possibile utilizzare una sola firma per e-mail inviata, quindi se si sceglie di impostarne una automaticamente, sarebbe meglio se la firma fosse indirizzata a un pubblico più vasto.
Per inserire automaticamente una firma nel tuo messaggio di posta elettronica:
- Crea una nuova email.
- Vai alla scheda "Messaggio" e fai clic su Firma situata nella sezione Includi.
- Fai clic su Firme quando si apre.
- Individua "Scegli firma predefinita", fai clic sul menu a discesa "Elenco account e-mail", scegli un account e-mail a cui desideri associare una firma.
- Seleziona la firma che desideri includere scegline una dall'elenco "Nuovi messaggi".
- Per inoltri e risposte, per aggiungere una firma, selezionare una firma dall'elenco a discesa "Risposte / inoltri". Fare clic su (nessuno) se si preferisce non uscire dalla firma con la risposta e inoltrare i messaggi e-mail.
- Fare clic su OK per salvare le impostazioni della firma.
Per aggiungere manualmente una firma nel tuo messaggio di posta elettronica:
- Crea un nuovo messaggio di posta elettronica.
- Fai clic sulla scheda "Messaggio".
- Fai clic su Firma, disponibile nella sezione "Includi".
- Scegli la firma che desideri inserire facendo clic su di essa direttamente.
La firma apparirà ora nel tuo messaggio in uscita. Se hai scelto in modo errato o desideri semplicemente eliminare la firma che hai aggiunto, evidenzia la firma nel messaggio e fai clic su Elimina (o Backspace ) sulla tastiera.
Utilizzo di un account Microsoft Office 365 con Outlook.com
Per coloro che utilizzano Outlook sul Web con un account Microsoft Office 365, è necessario creare una firma in entrambi i prodotti.
Per creare e utilizzare le firme e-mail in Outlook sul Web:
- Accedi al tuo account Outlook.com e apri le tue Impostazioni facendo clic sull'icona della ruota dentata nella parte superiore della pagina.
- Fai clic su Posta, quindi Scrivi e rispondi .
- Digita la tua firma nell'area Firma email.
- Puoi utilizzare le opzioni di formattazione fornite per modificare l'aspetto della tua firma a tuo piacimento.
- Puoi avere una sola firma per account.
- Per far apparire automaticamente la firma per impostazione predefinita per tutti i messaggi futuri, metti un segno di spunta nella casella "Includi automaticamente la mia firma nei nuovi messaggi che compongo". Questo fa sì che tutte le email composte in futuro abbiano la tua firma in fondo.
- Inoltri e risposte avranno bisogno di un segno di spunta nella casella "Includi automaticamente la mia firma nei messaggi che inoltro o rispondo".
- Non selezionando nessuna di queste opzioni, dovrai aggiungere manualmente la tua firma a tutti i messaggi di posta elettronica che componi in futuro.
- Al termine delle modifiche, fai clic su Salva .
Per aggiungere la tua firma manualmente:
- Nella tua casella di posta, seleziona Nuovo messaggio.
- Scrivi il tuo messaggio per intero e fai clic sull'icona a tre punti.
- Da qui, seleziona Inserisci firma .
- Una volta che il tuo messaggio è pronto per uscire, fai clic sul pulsante Invia .
