In un ambiente di lavoro, è indispensabile mantenere una casella di posta organizzata per mantenere l'efficienza. Una casella di posta ingombra può rivelarsi un dolore piuttosto grande, specialmente quando sei costretto a scorrere attraverso montagne di e-mail più vecchie che potrebbero non essere più necessarie. Un tempo, quelle e-mail più vecchie potrebbero aver avuto uno scopo, ma da allora si sono trasformate in ulteriori ostacoli quando si cerca una e-mail specifica.
Vedi anche il nostro articolo Come creare un alias Gmail
"La mia posta in arrivo è un disastro. Ho ricevuto e-mail da oltre due anni fa. Ho davvero bisogno di trovare questo sito. "
Per evitare un sacco di tempo, non consiglierei di tentare di eliminare manualmente tutte le e-mail precedenti. Invece, grazie all'aiuto dei filtri, sarai in grado di sbarazzarti di quelle e-mail molto più velocemente. Creando un filtro è possibile eliminare i vecchi messaggi in base a un intervallo di tempo specificato. L'unico problema che posso vedere con l'utilizzo dei filtri è che si applicano solo ai messaggi appena ricevuti. Puoi applicare filtri in futuro per assicurarti che l'accumulo non si verifichi per la seconda volta, ma che dire di quelle e-mail che riempiono la tua casella di posta ora?
Elimina automaticamente le e-mail Gmail meno recenti
Ci sono alcune cose in cui tuffarsi quando si tratta di liberarsi di quelle e-mail più vecchie, non più necessarie che affliggono la tua casella di posta Gmail. Esaminerò come impostare i filtri, applicarli per un utilizzo futuro e come eliminare tutte le vecchie e-mail correnti utilizzando il componente aggiuntivo di Gmail, Email Studio.
Impostazione dei filtri
Prima di tutto, impostiamo i tuoi filtri .
Iniziare:
- Accedi al tuo account Gmail con le credenziali richieste.
- Individua l'icona ingranaggio / ingranaggio. Questo è il menu Impostazioni di Gmail e si trova nell'angolo in alto a destra della finestra. Fai clic su questa icona, quindi seleziona Impostazioni dal menu a discesa.
- Fai clic sulla scheda "Filtri", quindi fai clic su Crea un nuovo filtro .
- Nella casella di input "Ha le parole", digita quanto segue - maggiore_del: x dove "x" è l'intervallo di tempo dei messaggi che desideri eliminare. Questo sarà un numero seguito da una lettera. Le lettere che seguono riguarderanno il periodo di tempo. Dovrai usare "d" per giorni, "w" per settimane e "m" per mesi. Un esempio potrebbe essere più vecchio di: 3d se si desidera eliminare le e-mail più vecchie di tre giorni.
- Quindi, fai clic sul pulsante Crea filtro con questo pulsante di ricerca .
- Compilare le caselle etichettate "Elimina" e "Applica anche il filtro a" con un segno di spunta facendo clic su di esse.
- Infine, fai clic su Crea filtro per vedere tutte le tue e-mail meno recenti, in base alla data appena impostata, passa dalla posta in arrivo alla cartella del cestino.
Quando i messaggi vengono eliminati in Gmail, non scompaiono immediatamente dall'esistenza. Invece, puoi trovarli nella tua cartella Cestino. Ciò significa che tali e-mail verranno comunque conteggiate rispetto alla capacità complessiva dei dati. Per eliminarli nella loro interezza, puoi attendere che Gmail li elimini automaticamente dopo 30 giorni o eliminali tutti ora. Per eseguire quest'ultimo, fare clic sulla cartella Cestino e quindi fare clic sul collegamento Svuota cestino ora .
Filtro per eliminazione futura (nuova applicazione)
Il titolo di questo articolo riguarda la cancellazione automatica. Sfortunatamente, i filtri non possono essere attivati automaticamente. Dovrai tornare indietro e applicare nuovamente il filtro alla tua casella di posta corrente.
Per riapplicare un filtro:
- Torna alle tue Impostazioni facendo clic sull'icona Cog / Gear in alto a destra nella finestra di Gmail e selezionando Impostazioni dal menu a discesa.
- Fai clic sulla scheda "Filtri".
- Dato che hai già creato un filtro in precedenza, ora puoi fare clic su Modifica, che si trova accanto a quel filtro. Se in precedenza hai creato più filtri, puoi facilmente trovare quello che desideri in quanto verranno visualizzati i criteri per ciascun filtro.
- Fai clic su Continua nella sezione visualizzata con i criteri di ricerca. Sarà una schermata simile a quella visualizzata quando si imposta il filtro originale.
- Ancora una volta applicare un segno di spunta sulla casella accanto a "Applica anche filtro a".
- Questa volta, per attivare il filtro, fai clic su Aggiorna filtro . Tutte le tue e-mail meno recenti, impostate sul periodo di tempo specificato, verranno ora trasferite nella cartella Cestino .
Email Studio
Email Studio è dotato di una funzionalità elegante che eliminerà automaticamente tutte le e-mail precedenti da un mittente specificato o quelle che si trovano in una cartella specifica. La funzione di eliminazione automatica integrata ti aiuterà a mantenere la tua casella di posta Gmail molto più organizzata, portando a un ambiente di lavoro più efficiente.
Con Email Studio, è possibile archiviare e applicare "Segna come già letto" a tutte le e-mail attualmente nella posta in arrivo che sono lì da oltre tre mesi. Ti consente inoltre di rimuovere automaticamente tutte le e-mail in modo permanente dalle cartelle Cestino e Spam dopo due giorni. Come bonus aggiuntivo, Auto-Purge include una funzione di annullamento dell'iscrizione via e-mail che può aiutarti a rimuovere facilmente il tuo indirizzo e-mail da una di quelle fastidiose mailing list. C'è anche molto di più in grado di aggiungere il componente aggiuntivo, ma ritengo che quelli già menzionati evidenzino esattamente ciò di cui abbiamo bisogno per questo articolo.
Il pacchetto base è gratuito ma per ottenere il massimo dal prodotto, viene offerta una versione premium a un prezzo annuale di $ 29. L'aggiornamento ti consentirà di creare più set di regole di eliminazione e include uno scheduler e-mail, uno spedizioniere e un risponditore automatico.
Configura e abilita l'eliminazione automatica in Gmail
Ovviamente, la prima cosa che devi fare è scaricare e installare il componente aggiuntivo Email Studio. Una volta ottenuto ciò, sarai in grado di vedere l'icona di Email Studio sulla barra laterale destra quando apri uno dei tuoi messaggi di posta elettronica Gmail.
Per usarlo:
- Apri il componente aggiuntivo Email Studio e accedi utilizzando il tuo account Gmail.
- Vedrai un elenco di opzioni. Da queste opzioni, selezionare lo strumento "Pulizia e-mail".
- Quindi, fai clic su Aggiungi nuova regola per impostare una regola (simile a quella che hai fatto con i filtri ).
- Ci sono due parti per impostare una regola: dovrai specificare una condizione e quindi un'azione. Pensa "causa ed effetto". L'azione si innescherà una volta soddisfatta la condizione specificata.
- Per impostare una condizione, sarai in grado di utilizzare i parametri di ricerca avanzata all'interno di Gmail come newer_than o has: attachment o larger_than . Usa questi per aiutarti a trovare la corrispondenza esatta fino alle email di Gmail che desideri archiviare, inviare al Cestino o trasferirti in un'altra cartella.
- Dopo aver creato una regola, fai clic sul pulsante Salva . Email Studio ora funzionerà in background, eseguendo un controllo di funzionamento ogni ora eseguendo l'azione specificata quando un'e-mail soddisfa le condizioni ad essa associate. Non dovrai fare nulla manualmente.
