BCC te stesso è una cosa molto utile per dare seguito alle e-mail. Se preferisci avere una e-mail che hai inviato nella tua casella di posta, di solito allo scopo di seguirle, aggiungere il tuo indirizzo e-mail come BCC è la scelta giusta. Tuttavia, le persone spesso trascurano questo quando inviano un'e-mail importante, il che porta a dimenticare di seguire. Questo può facilmente portare a problemi lungo la linea.
Fortunatamente, c'è un modo per registrarsi automaticamente ogni volta che invii un'e-mail, che è un modo infallibile per assicurarti di seguire ogni e-mail. Tuttavia, abilitare l'auto-BCC automatico non è molto semplice. Implica la creazione di una regola in Outlook.
Gestisci regole e avvisi
Auto BCC e CC è una cosa importante in Outlook. Per raggiungere questo obiettivo dovrai scaricare un nuovo componente aggiuntivo per il tuo account di posta elettronica basato su browser, ma Microsoft Outlook ti consente di creare una regola. La funzione delle regole si trova sotto l'opzione di menu Gestisci regole e avvisi nella parte centrale superiore dello schermo, nella scheda Home, sotto l'icona Regole .
Fai clic su Gestisci regole e avvisi e vedrai una nuova finestra che ti dà la possibilità di creare una nuova regola. Fai clic su Nuova regola nell'angolo in alto a sinistra di questa finestra. Vedrai 3 categorie: Resta organizzato, Resta aggiornato e Inizia da una regola vuota . Seleziona Applica regola sui messaggi che invio nella categoria Inizia da una regola vuota .
condizioni
Nella finestra Procedura guidata regole, puoi scegliere quali e-mail ti verranno inviate come CCN. Ad esempio, controllando con parole specifiche nelle opzioni dell'oggetto, stai creando la regola BCC automatica per le e-mail con determinate parole che menzioni.
Poiché sei tu a inviare l'e-mail, puoi utilizzare questa opzione intelligente per ordinare automaticamente le e-mail. È possibile aggiungere la parola "Follow-up" nell'elenco di parole specifiche e contrassegnare le e-mail che devono essere seguite da quella parola.
Ci sono anche molte altre condizioni interessanti che puoi impostare per le tue e-mail. Se vuoi che tutti i messaggi che invii vengano archiviati nella tua casella di posta come CCN, fai clic su Avanti, senza selezionare nessuna delle caselle elencate.
eccezioni
Le eccezioni sono essenzialmente l'opposto delle Condizioni qui. Come probabilmente hai indovinato, è qui che descrivi situazioni in cui non vuoi includere te stesso come BCC. È possibile seguire lo stesso esempio dall'alto e utilizzare l'opzione tranne se l'oggetto contiene parole specifiche per aggiungere un'eccezione. In questo esempio, potresti usare il comando "non follow-up", ma questo potrebbe creare disordine e persino un errore, poiché le parole di follow-up fanno già parte delle tue condizioni.
Forse stai meglio con l' eccezione se inviato a persone o gruppi pubblici o con l' eccezione se assegnato a eventuali eccezioni di categoria .
Azioni
Qui è dove si "programmano" le azioni applicate da questa regola. Vale a dire, qui è dove scegli cosa succede alle e-mail per le quali hai impostato le condizioni. Vuoi assicurarti che un'e-mail inviata da te finisca nella tua casella di posta, ma, sfortunatamente, qui non esiste un'automazione diretta del comando BCC. Questo non significa che non puoi imitare un BCC.
Prima di tutto, seleziona Cc il messaggio a persone o gruppo pubblico nel passaggio Azioni della Procedura guidata regole. Ora fai clic su persone o gruppo pubblico e inserisci il tuo indirizzo email. Ecco come ti assicuri che l'email che invii che soddisfi le condizioni impostate finisca nella tua casella di posta. Se non desideri che il tuo indirizzo e-mail appaia pubblicamente nelle e-mail che invii, seleziona l' opzione Sposta una copia nella cartella specificata nel primo passaggio, fai clic sul collegamento Cartella specificata e seleziona la posta in arrivo.
BCC nella Posta in arrivo
Ottimizzare la propria posta per adattarsi alle proprie esigenze vi darà un enorme vantaggio nel vostro lavoro. Farà in modo che la tua casella di posta sia accuratamente risolta e che una buona organizzazione sia essenziale in qualsiasi linea di lavoro. Ovviamente, la Creazione guidata Regole di Outlook ha più casi d'uso rispetto alla semplice impostazione di un BCC automatico. Tuttavia, pianificare attentamente le cose e assicurarsi che le eccezioni e le condizioni non si sovrappongano e che includano i giusti tipi di e-mail è essenziale.
Le regole BCC automatiche ben fatte possono aiutarti molto nell'ordinare la tua casella di posta. Tuttavia, se lo fai male, potresti inondare la tua casella di posta, creando e un problema ancora più grande di quello che hai deciso di risolvere.
Usi BCC automatico in Outlook? Come lo hai impostato? Quali eccezioni e condizioni usi e quali altre regole hai creato?
