Il significato di questi due termini potrebbe essere stato ovvio per tutti quando abbiamo iniziato a usare la posta elettronica, ma oggi sono piuttosto antiquati. Sia CC che BCC sono modi di inviare copie della stessa e-mail a più destinatari. CC sta per "Carbon Copy" e BCC sta per "Blind Carbon Copy". La differenza tra i due è che ogni destinatario può vedere gli indirizzi che aggiungi al campo CC, mentre quelli nel campo BCC non sono visibili a nessuno.
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I tre campi del destinatario
È altrettanto facile aggiungere gli indirizzi e-mail delle persone a uno di questi campi. Ma dovresti sempre considerare chi deve ricevere una determinata email e come. Questo dipende da cose come le tue relazioni, l'organizzazione per cui lavori, la sua cultura e posizione.
Le persone usano spesso questi campi in modo inappropriato. Ciò rende lo scopo di un'e-mail meno completo per coloro che lo ricevono. Ma se li usi correttamente, può aiutare i tuoi destinatari a sapere se la lettura della tua e-mail dovrebbe essere tra le loro priorità o meno.
Puoi digitare gli indirizzi nei seguenti tre campi:
A : i destinatari in questo campo sono i destinatari principali del messaggio.
CC : questi destinatari riceveranno una copia del messaggio, quindi è quasi uguale all'aggiunta di persone nel campo A.
BCC - Il mittente può informare discretamente altre persone della comunicazione che ha avuto luogo. Nessun altro coinvolto vedrà i loro indirizzi.
Le persone usano anche BCC quando non vogliono confondere gli altri con un elenco di indirizzi follemente lungo. Inoltre, è una buona opzione quando i destinatari non devono necessariamente conoscersi. È anche importante notare che né quelli in CC né BCC vedranno le risposte degli altri destinatari.
Come utilizzare il campo A.
Se vuoi raggiungere otto persone, puoi inserire un indirizzo nel campo A e le restanti sette nel campo CC. Ma puoi anche metterli tutti e otto nel campo A. Non fa molta differenza poiché riceveranno tutti la stessa e-mail. Saranno in grado di vedere anche il resto dei destinatari.
Tuttavia, le cose sono un po 'diverse se pratichi l'etichetta e-mail corretta. In tal caso, dovresti aggiungere solo i destinatari direttamente interessati dal tuo messaggio. Quindi, se vuoi chiedere a determinate persone di intraprendere qualche tipo di azione, inseriscile nel campo A. I nomi dell'indirizzo di chiunque ci si collochi dovrebbero essere inclusi all'inizio dell'e-mail. Qualcosa di semplice come "Cari Andrea, Samantha e John" dovrebbe essere sufficiente.
In breve, utilizzare il campo A per indirizzare coloro che si desidera sollecitare a intraprendere un'azione.
Come utilizzare il campo CC
Quando inserisci gli indirizzi nel campo CC, l'elenco che crei sarà visibile a tutti i destinatari. La funzione principale del campo CC è far sapere agli altri destinatari che questa particolare comunicazione sta avvenendo. Includere un indirizzo in questo campo è come dire "solo a scopo informativo". In questo caso, dovresti aspettarti solo una risposta "buona da sapere" da parte dei destinatari.
Inoltre, le persone si riferiscono anche a CC come "copia di cortesia".
Come utilizzare il campo CCN
Chiunque si collochi nel campo CCN non verrà visualizzato da nessuno dei destinatari nei campi A e CC. Se desideri che qualcuno visualizzi il contenuto dell'email ma non intervenga, aggiungi il suo indirizzo a BCC. È anche una buona opzione da usare quando vuoi condividere le stesse informazioni con un gruppo di persone contemporaneamente ma non vuoi che nessuno di loro veda chi le sta ricevendo.
Il campo CCN è anche molto utile in situazioni o argomenti delicati. È un modo segreto per consentire a qualcun altro di ascoltarlo senza che il destinatario lo sappia. Ad esempio, è possibile aggiungere l'indirizzo del proprio responsabile nel campo CCN quando un cliente richiede un rimborso.
Come utilizzare il pulsante Rispondi a tutti
Se sei il destinatario di un'email e vuoi rispondere al suo mittente, hai due opzioni: Rispondi e Rispondi a tutti. Il pulsante Rispondi consente di rispondere direttamente al mittente in modo che nessun altro destinatario possa vedere il tuo messaggio. C'è anche il pulsante Rispondi a tutti, che invierà automaticamente la tua risposta a tutti i destinatari i cui indirizzi si trovano nei campi A e CC.
Sebbene conveniente, il pulsante Rispondi a tutti non è sempre una buona opzione. Dovresti usarlo solo quando è importante che tutti i destinatari ricevano il tuo messaggio.
La maggior parte degli utenti fa clic o tocca questo pulsante senza accorgersene. Questo può essere piuttosto fastidioso per i destinatari che non sono interessati alla tua risposta. Fare clic su questo pulsante per errore può anche essere molto imbarazzante, specialmente se si condividono informazioni personali con il mittente e non si desidera che altri partecipanti le leggano. Essere consapevoli di come si utilizza questa funzione può quindi risparmiare molta frustrazione per tutti i soggetti coinvolti.
Usa il pulsante Rispondi a tutti solo quando è assolutamente necessario che l'autore originale e tutti gli altri nell'elenco dei destinatari vedano la tua risposta. Le discussioni di gruppo sui progetti di lavoro ne sono un buon esempio.
Non utilizzare l'opzione Rispondi a tutti quando:
- C'è almeno un destinatario che non ha bisogno di vedere la tua risposta
- Il tuo messaggio è qualcosa di molto semplice come "Va bene" o "Grazie!"
Cose da tenere a mente
Ricorda di tenere sempre traccia di chi stai inviando un'e-mail e perché. Usa i campi A, CC e CCN consapevolmente e l'etichetta e-mail migliorerà notevolmente.
Dovresti anche tenere traccia del fatto che sei un destinatario (A) o se hai ricevuto una copia carbone (CC). In questo modo, puoi decidere se l'e-mail richiede la tua attenzione immediata o meno.
Quando si risponde alle e-mail, è sempre meglio inviare una risposta standard e aggiungere manualmente eventuali destinatari aggiuntivi. Puoi anche copiare i loro indirizzi dall'email originale per renderlo più semplice. In ogni caso, assicurati di ricontrollare l'elenco dei destinatari prima di premere "Invia".
